一、檔案管理在企業(yè)中的重要作用

良好的企業(yè)形象對現(xiàn)代企業(yè)的良好的發(fā)展有著非常重要的作用。在內(nèi)強(qiáng)素質(zhì),外樹形象中對企業(yè)的形象進(jìn)行富有感染力的設(shè)計(jì)和展示，如通過檔案前期的內(nèi)容我們可以進(jìn)行現(xiàn)在階段的宣傳等。其目的是塑造本企業(yè)的鮮明形象，擴(kuò)大企業(yè)的綜合影響力，提高企業(yè)在市場競爭中的經(jīng)濟(jì)地位和社會地位。這些內(nèi)容在聲像檔案、電子檔案、辦公室檔案資料中,都有生動的體現(xiàn)（四）檔案工作促進(jìn)企業(yè)人力資源工作的展開公司的檔案對公司和員工雙方都有著非常重要的意義。

對公司，通過已有的檔案可以迅速的了解員工的過去的工作的具體情況和狀態(tài)，通過過去的記錄可以更好的選出適合發(fā)展的人才，節(jié)省了人力、物力、財(cái)力。根據(jù)員工的具體情況可以為職工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃，同時(shí)可以和企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)相契合，可以更好的將員工納入公司的發(fā)展中來，創(chuàng)設(shè)一個(gè)良好的工作氛圍，促進(jìn)員工才能得到更大的發(fā)揮。對于員工來說，從檔案的記錄起就可以反映從小到大的各種學(xué)習(xí)、工作情況，企業(yè)可以根據(jù)這些學(xué)習(xí)、工作的具體情況將員工安排到更加適合的崗位，并且對公司的晉升、培訓(xùn)都可以更好的為員工服務(wù)，更好的促使員工做好員工的規(guī)劃。針對公司長遠(yuǎn)的發(fā)展，公司通過對檔案的管理，揚(yáng)長避短更好的將員工的最大的才能發(fā)揮出來，促進(jìn)公司的發(fā)展。

二、檔案管理當(dāng)前存在的問題

（一）企業(yè)的檔案信息記錄不真實(shí)

在記錄企業(yè)檔案的時(shí)候由于工作人員的疏忽，記錄的檔案缺乏一個(gè)有效的真實(shí)性，這就對企業(yè)內(nèi)部人力資源的合理的配置，企業(yè)發(fā)展的規(guī)劃缺乏一個(gè)清晰的認(rèn)識，在進(jìn)行企業(yè)文化宣傳時(shí)也不符合企業(yè)真實(shí)的情況為企業(yè)人力資源的整合帶來了很大的困難。

（二）檔案的整理的不規(guī)范

信息漏失或者存放檔案的地方不安全導(dǎo)致信息的丟失，這些原因都會降低企業(yè)在文化的宣傳、企業(yè)規(guī)劃的辦事的效率，另外還有可能出現(xiàn)張冠李戴情況的出現(xiàn)，導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)更大的失誤。

（三）檔案資料的內(nèi)容相同

檔案管理是公司內(nèi)部人員各種情況的真實(shí)反映，因此要針對每個(gè)人的具體特點(diǎn)來進(jìn)行資料的整理、歸檔。如果檔案的記錄不是因?yàn)閭€(gè)人的具體特點(diǎn)來記錄的，那么在今后的工作的調(diào)度中就很難選出適合晉升的人選，既不利于公司選用人才，個(gè)人的特殊才能也得不到有效的發(fā)揮。

三、怎樣提升檔案對企業(yè)的服務(wù)水平

（一）作為檔案的管理人員我們必須提高自己是職業(yè)的道德，不可偷懶

而且作為檔案的管理人員我們要講究工作的細(xì)致和認(rèn)真，寧可花費(fèi)時(shí)間也要把正確的信息記錄到企業(yè)的檔案，作為電力企業(yè)的人員，要求記錄的數(shù)據(jù)是非常嚴(yán)謹(jǐn)，我們不能出現(xiàn)一丁點(diǎn)的疏忽，否則后果是不堪設(shè)想的。

（二）作為電力企業(yè)的檔案管理人員

我們不能只是懂得自己業(yè)務(wù)的事情，還要在平時(shí)中加強(qiáng)學(xué)習(xí)提高綜合能力水平，逐步健全知識結(jié)構(gòu)更加準(zhǔn)確、科學(xué)記錄每一個(gè)細(xì)節(jié)。提高自己的業(yè)務(wù)水平，學(xué)習(xí)當(dāng)前實(shí)用并且適合電力企業(yè)的檔案管理知識，豐富檔案管理的理論更好地對企業(yè)進(jìn)行管理。人員還要掌握先進(jìn)的管理軟件，單純的手工已經(jīng)跟不上時(shí)代的發(fā)展潮流和速度，所以加強(qiáng)電子檔案并且進(jìn)行定期的更新就需要我們加強(qiáng)對檔案管理軟件的學(xué)習(xí)，按照檔案管理分類目錄，對照保管年限，對企業(yè)科技檔案、文書、音像、圖片進(jìn)行系統(tǒng)分析，歸類存檔，積極做好與檔案管理相關(guān)的文字綜合工作。

（三）通過知識管理促進(jìn)企業(yè)的檔案管理

在進(jìn)行企業(yè)檔案管理時(shí)，我們會發(fā)現(xiàn)有些企業(yè)的資料是顯性的，但有些是隱性的，所以為了保護(hù)企業(yè)的資源的不外漏，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部知識的管理也是非常重要的，這樣既可以保護(hù)了企業(yè)內(nèi)部的資源又可以使企業(yè)的信息得到良好的傳達(dá)，尤其是針對我們企業(yè)，電力企業(yè)的一些數(shù)據(jù)是保密的。在管理人員進(jìn)行歸檔的時(shí)候，此時(shí)通過一定的業(yè)務(wù)知識、訣竅和經(jīng)驗(yàn)就可以將企業(yè)內(nèi)部的顯性知識進(jìn)行加工歸納轉(zhuǎn)化為企業(yè)的隱性知識，并且將知識轉(zhuǎn)化為企業(yè)獨(dú)具的發(fā)展優(yōu)勢，這樣企業(yè)才可以保住信息確保自身優(yōu)勢。檔案管理人員要盡快更新老化的知識結(jié)構(gòu),掌握現(xiàn)代信息處理技術(shù)，并且進(jìn)行不拘一格的全面的規(guī)劃和整理，積極主動開發(fā)檔案信息資源,使科研管理成果及時(shí)轉(zhuǎn)化并得到應(yīng)用,推動知識管理。

（四）適應(yīng)發(fā)展潮流、建設(shè)數(shù)字檔案館

為了提高檔案管理的效率和質(zhì)量，我們要適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的潮流，通過建立發(fā)展數(shù)字檔案館促進(jìn)檔案管理的發(fā)展，這種方式將改變以往的檔案信息存儲、管理和使用方式,其本質(zhì)上是一種面向用戶的基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字資源體系。數(shù)字檔案館通過對其所擁有的包括檔案信息、知識要素在內(nèi)的資源進(jìn)行組織和開發(fā)。實(shí)現(xiàn)知識創(chuàng)造、知識擴(kuò)散和知識增值的過程。從知識的應(yīng)用過程來看,實(shí)現(xiàn)知識的創(chuàng)新必須進(jìn)行知識需求認(rèn)定、知識獲取、知識組織與轉(zhuǎn)化、知識的傳遞與應(yīng)用。因此,數(shù)字檔案館是顯性知識管理的平臺,借助信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境,可以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和有效利用。建設(shè)數(shù)字檔案館是知識經(jīng)濟(jì)對檔案館服務(wù)提出的要求,是基于檔案館實(shí)現(xiàn)知識管理的平臺,也是推進(jìn)檔案管理的重要手段。因此,我們要大力建設(shè)數(shù)字檔案館,作為企業(yè)知識積累、管理的中心,以保證企業(yè)知識的長期積累,滿足企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展對知識更迫切、更復(fù)雜的需要。

四、結(jié)語

總言之，隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的迅速的推進(jìn)，企業(yè)之間的競爭力已經(jīng)無處不在，不只是在經(jīng)營管理等方面，加強(qiáng)企業(yè)的文化也是非常重要的，而檔案是企業(yè)文化的重要的依托，所以充分發(fā)揮檔案的作用有利于提升企業(yè)的凝聚力和向心力。為了更好的發(fā)揮檔案對企業(yè)的服務(wù)作用，我們要提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平。并且定期地對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保檔案內(nèi)容的完整，提高檔案管理的水平和質(zhì)量，更好的為企業(yè)服務(wù)。

作者：余譚英 單位：茂名市同創(chuàng)人力資源有限公司