摘要：信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用改變了人們的生活方式,促使了各個行業(yè)的變革,檔案作為國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的重要基礎(chǔ)性戰(zhàn)略信息資源,具有重要的社會價值和經(jīng)濟(jì)價值。本論文首先論述了檔案信息化管理的必要性，重點論述了應(yīng)該如何實現(xiàn)檔案管理信息化管理。
關(guān)鍵字：檔案管理 檔案信息化 檔案數(shù)字化
Abstract: with the wide application of information technology has changed people's way of life, make each industry change, archives of national economic and social development as a fundamental strategic information resources, have important social value and economic value. This paper first discusses the necessity of the archive information management, discusses how to realize the information management of archives management should be.
Keywords: digital archives archives management of archives information
檔案管理工作是各級行政機(jī)關(guān)單位的一項重要工作。隨著經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，基層行政機(jī)關(guān)檔案管理工作也發(fā)生了質(zhì)的飛越，從紙制檔制向電子檔案的過渡，由單一保管模式到如今的多元化保管模式的轉(zhuǎn)變，檔案人員素質(zhì)和專業(yè)水平的整體水平日益提高。如何適應(yīng)信息化發(fā)展需要,借助信息化手段進(jìn)行有效管理和充分利用是一個至關(guān)重要的問題。
一、檔案信息化管理的優(yōu)越性
1.1信息化檔案管理新特點
目前我國大多數(shù)機(jī)關(guān)、企業(yè)的檔案信息主要都是以紙制的實物形式保存的，而隨著檔案內(nèi)容的進(jìn)一步拓展，檔案的內(nèi)容、及存在形式已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的變化，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)檔案的范疇。尤其是在我國實施了《電子簽名法》之后，出現(xiàn)了具有法律效力的、完全脫離了紙制形式的電子文件。檔案的內(nèi)容及存在形式由紙制等實物形式擴(kuò)展到以電子產(chǎn)品為依托的電子文件等虛擬形式，從文字、圖片等靜態(tài)資料擴(kuò)展到音頻、視頻等動態(tài)資料。
1.2檔案信息化管理的優(yōu)越性
由于檔案的特殊性，檔案必需要長期保存，為避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，提高存儲環(huán)境，且不計算每年大量投入保管文檔的經(jīng)費(fèi)，我們還不得不有的文檔損失擔(dān)憂，因為這些檔案是沒有備份的。但由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用上都帶來管理上的極大困擾。而檔案信息化管理則可以解決這個問題，信息化是當(dāng)今世界社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展一大趨勢。無論是從社會各個領(lǐng)域還是到人類生活的各個角落，信息技術(shù)無不彰顯其獨(dú)特的魅力，也成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。可以說，實現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件就是現(xiàn)代信息技術(shù)。
二、如何實現(xiàn)檔案管理信息化管理
2.1更新觀念，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識
管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理現(xiàn)代化首要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識，就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。沒有檔案管理現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，不能稱其檔案管理現(xiàn)代化。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟(jì)時代的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現(xiàn)檔案管理的被動式服務(wù)為主動式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務(wù)，使檔案工作更好適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要。
2.2配備統(tǒng)一的信息化設(shè)備
檔案管理信息化管理就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，就是將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，毫無疑問，要實現(xiàn)這一點，必須依靠網(wǎng)絡(luò)，前提是必須配備統(tǒng)一的信息化設(shè)備。
實現(xiàn)計算機(jī)管理系統(tǒng)在檔案部門的全覆蓋。要為企業(yè)發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計算機(jī)給我們提供了一個強(qiáng)有力的工具。利用現(xiàn)有的計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)：對檔案信息自動編目以及檢索、對檔案進(jìn)行自動全文存儲以及檢索、檔案業(yè)務(wù)及工作管理、計算機(jī)輔助立卷、檔案的自動標(biāo)引，以及對文檔信息系統(tǒng)的一體化管理等。
采用高容量載體對檔案信息進(jìn)行存儲。隨著單位的檔案數(shù)量的逐步增加，檔案部門有時也面臨比較大的庫房壓力，以及對于之前檔案的自然老化以及不可避免的損害難題，這就需要運(yùn)用大容量的載體對檔案信息進(jìn)行存儲。我們可以運(yùn)用計算機(jī)的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)進(jìn)行檔案的存儲，通過以上方式可以有效解決檔案信息存儲難的問題。此種方式在解決存儲容量的同時也能使相關(guān) 工作部門提高工作效率。
2.3建立規(guī)范的管理機(jī)制
為明晰檔案信息管理工作的相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)以及檔案數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，應(yīng)從實際出發(fā)，結(jié)合實際建立規(guī)范的管理機(jī)制，這其中主要包括對檔案管理制度以及管理標(biāo)準(zhǔn)的管理。
2.3.1對檔案管理制度進(jìn)行改革
相關(guān)檔案管理部門應(yīng)根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的具體要求，制定適應(yīng)當(dāng)前形勢的檔案信息管理制度。一是完善檔案管理業(yè)務(wù)的整個流程以及相關(guān)的技術(shù)規(guī)范，對電子檔案工作這具體環(huán)節(jié)和步驟進(jìn)行細(xì)化并仔細(xì)研究;二是制定必要的相關(guān)措施，保證對檔案特別對電子文件和電子檔案的安全和完整，可以適當(dāng)做一下檔案信息的備份工作，著重加強(qiáng)對電子檔案的還原系統(tǒng)的研究。
2.3.2統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)
標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息管理的一個重要環(huán)節(jié)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，。如果沒有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法正常建立;如果檔案部門沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范行為，而是各搞一套，自成體系，那么也將導(dǎo)致檔案信息網(wǎng)絡(luò)無法暢通，更不要談到檔案信息的資源共享了。
2.4檔案資源數(shù)字化
檔案資源數(shù)字化是檔案信息資源建設(shè)的一個重要方面，也是檔案信息化建設(shè)迫切性所在。 隨著檔案管理水平的提升和信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案信息化建設(shè)一定會日益完善、規(guī)范。檔案管理信息化將是一個更新的理念和層次，數(shù)字檔案館將是企業(yè)重要的信息資源中心和管理系統(tǒng)，將成為信息時代企業(yè)發(fā)展與競爭的信息源泉和核心內(nèi)容，未來的檔案信息資源服務(wù)將更加方便、快捷、準(zhǔn)確，在隨時隨地進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息資源共享的基礎(chǔ)上，為企業(yè)提供更高層次和更具價值的信息服務(wù)。
三、結(jié)束語
企業(yè)檔案信息化是適應(yīng)企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然要求，是一個綜合性很強(qiáng)的系統(tǒng)工程，是一項任務(wù)煩重的工作，信息化的實現(xiàn)不是檔案部門一部門的工作，也不是單靠幾個計算機(jī)技術(shù)人員就能實現(xiàn)的，它需要整個公司的管理人員的積極參與與配合。信息化是當(dāng)今世界和社會發(fā)展的大趨勢，檔案部門只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會和時刊發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會。
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