一、與企業戰略管控和風險管控運行機制相適應

現代企業為了有效實現戰略規劃目標，普遍規范各職能條線的專業核決工作，并加強戰略管控和風險管控。與此相適應，企業文件材料的歸集管控也得到了同步強化。企業檔案館應順勢而為，擴展收集歸檔范圍，建立適應企業戰略風險管控運行機制的檔案資料歸檔流程和歸檔流向，實現對企業重要檔案資料的集中安全管理。主要包括：企業母子公司戰略規劃及其調整、控制、考核、評估文件材料；企業集團房地產開發、土地征用項目檔案以及與其對應的房屋產權證書、土地使用證書；全集團的總圖管理、地形測量、地下管網技術檔案；全集團科技進步課題成果項目、專利項目、商標項目檔案；全集團直屬部門、分子公司已退出使用的重要印章檔案；集團所屬的撤銷、破產、改制單位經鑒別處置的文書檔案、會計檔案、科研檔案、退休及死亡職工檔案等。這些檔案材料直接反映企業集團的各項專業核決和重要的管控職能活動，體現一個企業的概貌、權益及其經濟利益，應分別納入文書、基建、證照、地質測繪、科研、職工、特殊載體等一級檔案類目管好用好。

二、在線利用與離線管理職能有效分工

大型企業集團的檔案網絡一般按總部檔案館、基層檔案室、部門歸檔網點三個層級設置。根據“統一領導、分級管理”原則，集團檔案館原則上不應與基層子公司、分公司檔案室爭搶檔案資源。但實際工作中，在涉及提高管理效能，加強重要檔案安全管理方面，應允許靈活調整館室收藏結構與內容，與檔案館、檔案室的服務重點相適應。作為基層子公司、分公司檔案室，應重點把與生產運行、技術管理等在線職能密切相關的技術、會計、職工等類檔案管好用好。對于那些已進入半衰退期、利用率不高的存史性檔案資料，應轉由檔案館實施集中管理。這樣有利于提高基層檔案部門的服務能力，也有利于提高企業集團對歷史檔案的集中安全管控程度。

為此，對現行生產運行和技術管理常用的基建、設備儀器類檔案（包括藍圖、底圖、電子光盤），應以子公司、分公司為主抓好現行管理，乃至后續的補充、修改等工作，集團總部檔案館以異地安全備份為主要管理手段；對各分子公司的文書檔案，可在基層單位保管10—15年后，經鑒定優化后轉由檔案館集中保管；對實行集中采購、統一銷售的企業集團來說，總部檔案館還可根據集團授權，對采購中心、銷售中心的會計檔案、合同檔案等實施集中代管，維護企業營銷核心檔案的完整與安全，便于集團總部對經濟糾紛、專項審計、案件查處等方面的專項利用；對死亡職工檔案，近些年來職工家屬等對其利用越來越頻繁，為避免各基層單位因多頭分類管理不規范而易導致檔案材料散失、損毀等不安全事項發生，亦可采取由集團檔案館集中管理、集中鑒定處置管理方式。

三、信息集中與信息共享

大型企業集團在信息化五級架構建設過程中，多數采取的是信息資源集中或相對集中管控方式，這對檔案信息化建設提供了良好的基礎條件。企業檔案信息化建設的重點之一，就是要及時承接企業信息化系統前端形成的大量有歸檔價值的電子文件，集成多類檔案信息業務憑證鏈條，消除信息孤島，在實現數字檔案資源集中管控的前提下，利用企業現有信息網絡實現高度共享利用。為此，大型企業集團在檔案信息系統建設中，應采取軟硬件環境集中配置，數字檔案資源集中歸檔的管控方式，建設統一的歸檔檢驗平臺和管理信息系統，將本集團辦公自動化（OA）系統、企業資源計劃（ERP）系統、科技管理系統、審計管理系統、決策支持分析系統等形成的電子檔案實行集中配置管理。同時，應充分利用本企業綜合文檔管理網站，以數字化方式集中配置本企業的歷史圖片、榮譽、大事記等專項材料，以有效滿足各方面對檔案信息資源的集成利用和知識管理利用需求。

本文作者：于勝連 單位：本鋼集團有限公司檔案館