一、高職院校檔案管理的重要性

(一)高職院校檔案管理是其評(píng)估工作順利開(kāi)展的有力支持

高職院校的評(píng)估是針對(duì)某個(gè)特定階段，對(duì)其在建設(shè)中存在的問(wèn)題和取得的成就進(jìn)行鑒定與評(píng)價(jià)。通過(guò)對(duì)現(xiàn)狀的評(píng)估，高職院校能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)建設(shè)中存在的問(wèn)題，找到這些問(wèn)題的源頭，這樣既可以避免問(wèn)題的惡化，又可以保證院校各項(xiàng)工作能夠健康順利的開(kāi)展。高職院校檔案管理是其評(píng)估工作的一個(gè)重要內(nèi)容，檔案管理工作的好壞直接影響著高職院校評(píng)估結(jié)果的好壞。

(二)檔案管理資料是高職院校教學(xué)科研的鮮活教材

高職院校作為我國(guó)職業(yè)教育的主力軍，承擔(dān)著為社會(huì)培養(yǎng)高層次技術(shù)人才的使命，教學(xué)任務(wù)是其主要任務(wù)之一。高職院校除了教學(xué)之外，科研工作也是其不可或缺的一項(xiàng)重要的建設(shè)內(nèi)容。因此，高職院校的教學(xué)、科研工作始終伴隨著院校的建設(shè)發(fā)展，它們是以自我創(chuàng)新引領(lǐng)高職院校始終處在時(shí)代前沿的保證。高職院校檔案管理可以將現(xiàn)有的教學(xué)科研成果收集整理，作為將來(lái)進(jìn)一步改善提高教學(xué)科研水平的基礎(chǔ)性材料，這些檔案管理資料無(wú)疑是高職院校教學(xué)科研的鮮活教材。

二、高職院校檔案管理中存在的問(wèn)題

檔案工作意義重大，它影響著高職院校的發(fā)展步伐和建設(shè)水平，同時(shí)對(duì)于教師的教學(xué)和學(xué)生的學(xué)習(xí)也起著不可忽視的作用。因此，在高職院校快速的發(fā)展道路上，檔案管理發(fā)揮了重要的作用，但是隨著時(shí)代的發(fā)展，高職院校檔案管理中存在著不少的問(wèn)題。

(一)高職院校對(duì)檔案工作不夠重視

改革開(kāi)放以來(lái)，隨著我國(guó)對(duì)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才需求的不斷增加，高等職業(yè)教育也隨之快速發(fā)展。目前，我國(guó)高職院校一直處于規(guī)模不斷擴(kuò)張、招生數(shù)量連年攀升的態(tài)勢(shì)。生源數(shù)量的增加又造成了高職院校校舍和教學(xué)資源的緊張。為此，高職院校在校園基礎(chǔ)設(shè)施、教學(xué)儀器設(shè)備、師資力量等方面加大了建設(shè)力度。而對(duì)于檔案工作這種見(jiàn)效慢、產(chǎn)出效果不明顯的工作卻沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。由于領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，使得高職院校的檔案管理工作難以繼續(xù)向前推進(jìn)。

(二)高職院校對(duì)檔案管理工作經(jīng)費(fèi)投入不足

檔案管理需要有一支具有專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平的工作人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理。而高職院校經(jīng)費(fèi)投入的不足，導(dǎo)致檔案管理工作的嚴(yán)重滯后，主要表現(xiàn)在高職院校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、技術(shù)水平落后、人員配備不足、管理方法落后、質(zhì)量不高、成效不明顯等方面。

(三)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)

我國(guó)的高職院校大多是從以前的中職中專(zhuān)發(fā)展而來(lái)，檔案管理也是承接以前的體制。在管理人員的配備上，高職院校一直是將那些臨近退休、無(wú)力承當(dāng)教學(xué)任務(wù)的老教師安排在檔案管理工作崗位上，或者是院校為了吸引高層次人才而承諾的幫助解決配偶工作問(wèn)題，將其配偶安排在檔案管理工作崗位上。這些檔案管理人員有一個(gè)共同特征是，缺乏專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的檔案學(xué)理論學(xué)習(xí)與實(shí)踐的鍛煉，他們的知識(shí)背景與當(dāng)下的檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性形成鮮明的矛盾，制約著檔案管理工作的規(guī)范和質(zhì)量的提升。

(四)對(duì)檔案管理的價(jià)值認(rèn)識(shí)不足

檔案是一些有價(jià)值的歷史資料，所謂價(jià)值就是指這些資料對(duì)于現(xiàn)在和將來(lái)的工作仍然具有指導(dǎo)意義和參考價(jià)值。如果不充分利用，那么這些價(jià)值也就蕩然無(wú)存。檔案束之高閣只是一堆廢紙。出現(xiàn)這種情況的原因主要有兩個(gè)方面:一是高職院校檔案管理人員沒(méi)有意識(shí)到檔案的重要性，沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范整理，建立全面的檔案目錄，以至于檔案需要者無(wú)法查到需要的檔案，而造成的供需矛盾;二是高職院校廣大師生對(duì)于檔案的價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有查閱檔案的觀念和習(xí)慣。這兩種情況導(dǎo)致了高職院校檔案管理的開(kāi)發(fā)利用工作的長(zhǎng)期落后。

三、高職院校創(chuàng)新檔案管理機(jī)制的措施

檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，針對(duì)目前高職院校檔案管理工作中存在的問(wèn)題，為加強(qiáng)檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研、管理工作中的作用，我們應(yīng)從以下幾個(gè)方面的創(chuàng)新檔案管理工作機(jī)制。

(一)加強(qiáng)高職院校的檔案管理制度創(chuàng)新

制度創(chuàng)新是高職院校檔案管理工作贏得新的發(fā)展的前提。建立完善的檔案管理工作制度有利于推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范性。目前造成高職院校檔案管理工作效率低下、質(zhì)量不高的原因在于其檔案管理責(zé)任制度和激勵(lì)制度的缺失。大多數(shù)高職院校都將精力和時(shí)間集中在招生和校區(qū)與專(zhuān)業(yè)的擴(kuò)建上，以至于荒廢了檔案管理工作的制度建設(shè)，使得檔案管理工作責(zé)任落實(shí)不明確。檔案館藏對(duì)于檔案的分類(lèi)工作、整理工作都是由當(dāng)班的工作人員共同完成，而完成的質(zhì)量如何?事后如果出現(xiàn)問(wèn)題誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)?這些責(zé)任劃分極不明確，甚至無(wú)從談起。而且工作人員對(duì)于檔案的維護(hù)管理都是誰(shuí)值班誰(shuí)負(fù)責(zé)，換班時(shí)沒(méi)有規(guī)范的交接手續(xù)，這種制度的最大弊端就是檔案的遺失、殘缺、損壞現(xiàn)象找不到責(zé)任人。工作中出現(xiàn)了疏漏也不用承擔(dān)責(zé)任，這導(dǎo)致了工作人員責(zé)任心的缺失［6］。檔案管理工作激勵(lì)機(jī)制的缺失主要表現(xiàn)在對(duì)檔案管理工作不被重視，缺乏一系列的檔案管理工作考評(píng)機(jī)制和評(píng)價(jià)條例，使得檔案工作人員的工作得不到應(yīng)有的認(rèn)可，使他們喪失了工作的積極性和熱情。因此，完善高職院校的檔案管理機(jī)制，應(yīng)當(dāng)首先建立明確的責(zé)任制度和激勵(lì)制度。

(二)建立完善的檔案收集工作機(jī)制

檔案的收集是檔案管理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案收集工作的質(zhì)量決定著其整理、歸類(lèi)、保管、查閱的工作質(zhì)量。檔案并不是檔案機(jī)構(gòu)自己形成的，而是在長(zhǎng)期不斷地檔案收集中形成的。做好檔案收集工作可以從以下三個(gè)方面著手:一是嚴(yán)格執(zhí)行檔案歸檔制度。二是加強(qiáng)對(duì)零散文檔收集的制度的建設(shè)。一些散落在外的文檔仍然有其重要的檔案價(jià)值。這些檔案一般都是由于工作人員的疏忽和檔案收集制度的規(guī)范性不高造成的，為此應(yīng)當(dāng)有針對(duì)性的建立檔案收集制度，以制度建設(shè)確保檔案的完整性。三是加強(qiáng)對(duì)檔案材料的回收工作。檔案收集不僅僅是檔案管理人員的事情，而且也是全校師生必須共同承擔(dān)的事情。當(dāng)前，高職院校的一些師生缺乏檔案材料的保管意識(shí)，有些職能部門(mén)和教師在借閱檔案材料后缺乏及時(shí)歸還的意識(shí)，而有些檔案管理工作人員也缺乏工作的責(zé)任心，導(dǎo)致不少外借的檔案材料被損壞或遺失，致使有些檔案材料殘缺不全，給學(xué)校的檔案管理帶來(lái)了很大的弊端。因此，在建立完善的檔案管理機(jī)制的同時(shí)，必須注重和規(guī)范檔案的外借與回收機(jī)制建設(shè)。

(三)嚴(yán)格遵循檔案管理的工作程序

在檔案的收集過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)保證文件材料的完整，對(duì)待需要長(zhǎng)期保管的文件材料尤其要注重其完整性。例如對(duì)公文文檔的收集與保存，每份文件的原件與附件、原件與印件、請(qǐng)示與批復(fù)、原件與轉(zhuǎn)發(fā)文件、同一份文件的不同文字表達(dá)等材料的收集都要按照嚴(yán)格程序進(jìn)行收集、整理、歸類(lèi)、收藏、保管。另外，歸檔文件的完整性應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)于保管利用的便捷性之中。首先，檔案工作人員要嚴(yán)格執(zhí)行歸檔工作的各項(xiàng)要求，完整收集歸檔現(xiàn)有的文件。其次，檔案工作人員要及時(shí)關(guān)注文件形成過(guò)程中的各種情況，要有責(zé)任和義務(wù)對(duì)成為檔案之前的文件中存在格式錯(cuò)誤，書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤等問(wèn)題向有關(guān)人員提出意見(jiàn)，以規(guī)范文件的管理和提高檔案的質(zhì)量，在整理檔案過(guò)程中應(yīng)將收集到的各種文件進(jìn)行分類(lèi)、編排形成檔案體系。

(四)處理好檔案保管與利用之間的關(guān)系

整理檔案的復(fù)雜性一方面在于要保持檔案之間相互聯(lián)系性，另一方面要注重檔案的保管與利用。目前高職院校的檔案管理工作不能很好的將檔案之間的聯(lián)系性與檔案的實(shí)際利用價(jià)值有機(jī)的統(tǒng)一起來(lái)，往往是兼顧檔案的聯(lián)系性卻忽視了檔案的實(shí)際利用價(jià)值，而兼顧了檔案實(shí)際利用價(jià)值卻又能忽視檔案之間的聯(lián)系性。例如高職院校舉辦的某次大型學(xué)術(shù)研討會(huì)，會(huì)上產(chǎn)生了書(shū)面材料，影音資料和各種圖片資料等，這些資料因?yàn)樾问降牟煌跉w檔時(shí)必然會(huì)被分開(kāi)，這就割裂了文件之間的內(nèi)在聯(lián)系性。但是這卻十分有利于檔案的歸類(lèi)與整理。諸如此類(lèi)的矛盾在檔案的收集與整理中屢見(jiàn)不鮮。面對(duì)此種矛盾我們應(yīng)當(dāng)首先要以檔案的保管為重，因?yàn)闄n案工作的首要職能就是保證檔案材料的安全性和完整性。只有這些檔案能夠被完整的保存下來(lái)，檔案的開(kāi)發(fā)利用工作才能夠順利開(kāi)展。因此在面對(duì)保管與有效利用發(fā)生矛盾的時(shí)候，檔案管理應(yīng)當(dāng)將檔案的保管放在首位。同時(shí)，尋求能夠?qū)崿F(xiàn)二者兼顧檔案管理模式。例如在針對(duì)某研討會(huì)形成的各種不同形式的檔案材料時(shí)，我們首先應(yīng)當(dāng)保證這些檔案的安全和完整。聲像資料應(yīng)當(dāng)與書(shū)面資料分開(kāi)保管，利用專(zhuān)業(yè)的技術(shù)對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的維護(hù)和保管。同時(shí)將這些有著很強(qiáng)的內(nèi)在聯(lián)系和互補(bǔ)性的聲像資料與書(shū)面資料放在一起保管以便查閱。為實(shí)現(xiàn)兩種功能的兼顧，應(yīng)當(dāng)成立嘗試建立專(zhuān)門(mén)的索引目錄，在書(shū)面紙質(zhì)檔案索引后面注釋好與之有聯(lián)系的聲像資料的位置，這樣便可以兼顧各種形式檔案保管的內(nèi)在聯(lián)系性和完整性。

(五)加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)的提高

從某種程度上說(shuō)，檔案工作是一項(xiàng)著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)、造福子孫的工作，這也就注定了檔案管理工作的效應(yīng)的潛在性與長(zhǎng)遠(yuǎn)性。加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)和思想覺(jué)悟?qū)τ谔嵘呗氃盒５臋n案管理工作非常重要。檔案管理工作不但復(fù)雜繁瑣而且責(zé)任重大，稍有不慎就可能造成一些珍貴檔案的遺失。在檔案的收集與整理過(guò)程中尤其需要檔案管理人員的認(rèn)真、細(xì)致與耐心。檔案管理人員的綜合素質(zhì)是檔案事業(yè)創(chuàng)新與發(fā)展的關(guān)鍵。一方面，高職院校要制定檔案管理人才培養(yǎng)計(jì)劃，為檔案人員提供必要的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)會(huì)，并建立一支精通檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、高素質(zhì)、相對(duì)穩(wěn)定的檔案人員隊(duì)伍。另一方面，高職院校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員繼續(xù)教育的支持力度，使在崗的檔案管理人員及時(shí)了解和掌握檔案事業(yè)發(fā)展的新知識(shí)、新動(dòng)向，提高他們的整體素質(zhì);要切實(shí)提高檔案人員的待遇，解決他們的后顧之憂(yōu)，激勵(lì)他們愛(ài)崗敬業(yè)開(kāi)拓進(jìn)取、樂(lè)于奉獻(xiàn)。同時(shí)，高職院校要制定相應(yīng)的政策，吸引一批年輕優(yōu)秀的檔案專(zhuān)業(yè)人才補(bǔ)充到學(xué)校檔案管理隊(duì)伍中來(lái)，提高檔案管理工作人員的整體業(yè)務(wù)水平和工作效率。

本文作者：李彤 單位：柳州城市職業(yè)學(xué)院