一、高職人事管理的特點

１．突發事件較多。

高職人事管理工作除了日常工作外，經常會出現其它一些不可預測的工作內容，比如職稱評審工作中的舉報投訴工作、接待工作、統計工作、教職工培訓工作等等。這一些內容不是日常工作，但同樣是重要的工作，所以不可忽視這些潛在工作。

2．人事管理部門人員流動較大。

工作內容的繁重和一些職務晉升都是人員流動的重要因素。近些年來的一些高校人事部門流動性較大，這也給人事管理工作帶來了很多不必要的麻煩，經驗流失、工作交接不合理、新人與各個部門交流比較陌生等不利因素都會阻礙人事工作效率。　　

二、高職人事管理辦公效率化的主要任務

１．圍繞人事管理工作的各項內容，積極拓展、深入調研，高效地獲取各類信息，更好地服務全校教職工。教育不能原地踏步，必須積極進取，不斷改革、不斷發展、不斷進步。只有這樣才能對學校整體發展有利，反過來也才能對自身有利。教育現代化要時時刻刻對社會信息保持高度敏感，從社會上來的需求變化，改變我們的教育模式，吸取精華，確保管理工作走到前端。

２．根據科技進步的程度，受用先進手段，完善工作程序、健全工作制度、建立完備的數據庫，為人事管理工作打下堅實的基礎。

３．進一步釋放人力，借助先進工具和先進軟件和完善的數據庫信息對人力資源進行解放。工作不單單是體力勞動，更重要的腦力勞動，更需要我們節約時間成本做更多的進修和培訓學習工作，精益求精，永不落后。　　

三、高校人事管理辦公效率化的主要問題

通過筆者幾年人事管理工作經驗，且常常與其它高校交流，查閱相關文獻，借鑒一些高校的管理方法及經驗，得出效率化辦公主要存在以下幾個問題。人事部門與其它職能部門溝通交流問題。目前，人事工作常常會面臨著同時與多個部門一起完成一項任務的困難，問題在于時間緊，人員交流存在時效性的問題，有些重要人員同時有其它任務要一起完成。這樣就對任務的完成會有滯后作用。

部分單位人員工作輪換，信息交接不明確，資料存儲不完備，手機更換新號碼，妨礙聯系速率。一是在聯系方面就已經浪費了很多時間，二是在工作分派上也出現了一些不必要的麻煩。沒有一個完善的系統更新教職員工的最新信息，使得很多部門的數據依然處于一個不通互聯互通的狀況。各自管理自己的系統，一旦遇上在做統計工作時候就得各個部門重新再做一次工作，大大降低了工作效率。　　

四、高職人事管理辦公效率化的對策和措施

為了更進一步做好人事管理工作，加強效率化辦公，實現更科學更人性化的管理，充分利用各類資源，筆者認為效率化辦公應該從以下幾項方法做起。建立各個職能部門聯系人通訊網。包括一些最基本的聯系方式和負責管理的內容，如有教職工信息更新，部門聯系人應該及時更新數據，做到時刻能聯系上負責該工作的職員。聯系人還能起到一個很良好的信息傳達功能。只有建立起這一張強大的聯系網，信息才能及時傳遞到各個部門，工作效率才能更高。加強業務培訓。

這一點是每個高校都會做的，但是筆者認為，最基礎的工作內容培訓才是根本，比如做一些日常辦公軟件的培訓、文章和公文寫作培訓、基本說話技巧培訓等都是我們應該首先考慮的進修方向，特別是一些剛剛參加工作青年職工。青年職工更重要的是要培養出一種如何處理工作和同事關系的能力。其次，業務能力當然也是培訓的重點，可以請一些專家、資深人士舉辦一些座談會，人數不需要太多，重點談工作方面的經驗教訓，使得職工的業務水平和素質進一步提升，最終達到效率化辦公的目的。做好信息化管理。加強信息化建設，統一數據資源庫，引進現代化管理。

高校管理應該是先進的、和時代接軌的，所以我們更應該加大力度建設校園信息自動化。利用網絡的高效性，可以更好的處理日常人事管理的各項工作。無論社保、工資、培訓、職稱評審等等的工作都離不開人員的信息，更不用說一些日常的統計工作。只有做好了信息化建設和信息化管理工作，我們才能跟得上時代，把工作做得更快、更好，少煩惱。

總之，高職人事管理辦公效率化是學校發展的大事，只有實現效率化辦公，才能更好地服務教職工，進而提升整體的管理水平。

作者：胡善巒 單位：廣東輕工職業技術學院人事處