一、系統(tǒng)剖析在高校資產(chǎn)檔案管理實(shí)踐中的重要意義

一方面，資產(chǎn)檔案管理作為資產(chǎn)管理活動(dòng)的映像反映，要求我們客觀地記錄、反映高校資產(chǎn)管理活動(dòng)的真實(shí)狀況;另一方面，我們可以從系統(tǒng)性的檔案管理活動(dòng)出發(fā)，反溯資產(chǎn)管理實(shí)踐中的不足，尋找解決問題的方法，提高資產(chǎn)管理活動(dòng)的水平。此外，系統(tǒng)性還要求我們將檔案管理中的每個(gè)子系統(tǒng)放在整體中去分析其作用及相互關(guān)系，分析出影響檔案管理的關(guān)鍵因素，反溯出資產(chǎn)管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從而促進(jìn)資產(chǎn)管理和資產(chǎn)檔案管理水平的提高。

二、系統(tǒng)性視閥下高校資產(chǎn)檔案管理的主要因素

從系統(tǒng)論的視角來剖析高校資產(chǎn)檔案管理活動(dòng)，可以將其整體分為主客體二大因素系統(tǒng)，每個(gè)系統(tǒng)下又可分為若干個(gè)子系統(tǒng)。主體系統(tǒng)主要解決“誰”，即由“誰”來主導(dǎo)完成檔案管理工作的問題;客體系統(tǒng)則主要解決“什么”和如何完成檔案管理工作的問題。

(一)高校資產(chǎn)檔案管理的主體系統(tǒng)

主體既指事物的主要部分，也指具有認(rèn)識和實(shí)踐能力的人。一般而言，事物的主體似乎是明確的，而就高校資產(chǎn)檔案管理來說并非如此，其管理主體問題一直沒有得到很好的解決。在理論探討方面，筆者通過中國知網(wǎng)檢索發(fā)現(xiàn)，截止2013年底，僅檢索到高校資產(chǎn)檔案管理相關(guān)論文20余篇，未見有文獻(xiàn)對此作出明確闡述;在管理實(shí)踐中，很多高校并沒有明確專門的部門或個(gè)體負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，造成大量的資產(chǎn)檔案，特別是資產(chǎn)使用檔案無序保管，開發(fā)利用率低下，需要我們以系統(tǒng)性的方法加以剖析，明確責(zé)任主體。

1．組織系統(tǒng)。高校學(xué)校層面與資產(chǎn)檔案管理密切相關(guān)的部門主要是檔案和資產(chǎn)二個(gè)部門。那么誰應(yīng)當(dāng)是責(zé)任主體呢?這個(gè)問題在許多學(xué)校沒有得到很好的解決。資產(chǎn)管理檔案是學(xué)校檔案的一部分，按照檔案法規(guī)的要求，學(xué)校的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)起管理責(zé)任;而按系統(tǒng)性分析，資產(chǎn)檔案管理活動(dòng)是具體的資產(chǎn)管理活動(dòng)的映像反映，那么資產(chǎn)管理部門也應(yīng)當(dāng)是資產(chǎn)檔案不可分離的管理主體之一。也就是說，資產(chǎn)檔案管理應(yīng)當(dāng)是二元主體，關(guān)系到資產(chǎn)和檔案管理兩個(gè)組織系統(tǒng)，兩個(gè)責(zé)任主體。由于高校檔案管理的內(nèi)容十分龐雜，量大而人員不足，而資產(chǎn)管理專業(yè)性十分強(qiáng)，資產(chǎn)檔案管理的主體工作需要依靠資產(chǎn)管理部門完成，應(yīng)根據(jù)二者的職能進(jìn)行合理分工。檔案管理部門主要承擔(dān)組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)職責(zé)，而資產(chǎn)管理部門則在檔案管理部門的指導(dǎo)下，主要負(fù)責(zé)資產(chǎn)檔案資料的收集、篩選、整理、歸檔和開發(fā)利用工作，從而形成二元主體的組織系統(tǒng)。

2．人員系統(tǒng)。明確了高校資產(chǎn)檔案管理的組織系統(tǒng)，那么相關(guān)部門的工作人員自然應(yīng)當(dāng)承擔(dān)所在單位的資產(chǎn)檔案管理職責(zé)。學(xué)校檔案館(室)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)資產(chǎn)檔案的組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)工作;資產(chǎn)管理部門應(yīng)有專人負(fù)責(zé)資產(chǎn)檔案資料的收集、篩選、整理和開發(fā)利用;各二級單位的資產(chǎn)管理員應(yīng)在兼職檔案員的指導(dǎo)協(xié)助下完成本部門的資產(chǎn)檔案收集與管理工作。

(二)高校資產(chǎn)檔案管理的客體系統(tǒng)

客體是主體認(rèn)識和實(shí)踐的對象。高校資產(chǎn)檔案管理的客體系統(tǒng)指該檔案管理實(shí)踐中除主體系統(tǒng)外的客觀事物。按性質(zhì)可分為三大體系。

1．內(nèi)容體系。即高校資產(chǎn)檔案的全部內(nèi)容范疇。包括三個(gè)方面:一是資產(chǎn)形成檔案，指在資產(chǎn)產(chǎn)生過程中產(chǎn)生的檔案資料，如各種論證報(bào)告、批文、合同書、安裝調(diào)試記錄等。二是資產(chǎn)使用檔案，指在資產(chǎn)使用、運(yùn)行過程中產(chǎn)生的檔案資料，如各種操作規(guī)范(標(biāo)準(zhǔn))、使用記錄、保管記錄、維修記錄等。三是開發(fā)利用檔案，指對資產(chǎn)檔案中的相關(guān)信息進(jìn)行挖掘、加工，為教學(xué)、科研和管理服務(wù)過程中產(chǎn)生的檔案資料。資產(chǎn)檔案的內(nèi)容體系實(shí)際上是資產(chǎn)從形成、使用、運(yùn)行、滅失到信息利用的全部過程在檔案管理中的映射，是高校資產(chǎn)檔案管理的核心部分。

2．運(yùn)行體系。指對高校資產(chǎn)檔案管理活動(dòng)進(jìn)行干預(yù)和調(diào)節(jié)過程中形成的檔案資料。包括資產(chǎn)檔案管理部門、崗位的工作職責(zé)，資產(chǎn)檔案管理制度、運(yùn)行機(jī)制、監(jiān)測考評體系等。也包括檔案管理過程中形成的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、會議記錄等。3．保障體系。指高校各部門為資產(chǎn)檔案管理提供支持、幫助過程中形成的資料。如學(xué)校支持檔案管理的政策、經(jīng)費(fèi)、人力和技術(shù)保障等等。

三、高校資產(chǎn)檔案管理子系統(tǒng)在實(shí)踐中的相互關(guān)系

盡管我們用系統(tǒng)論的方法將高校資產(chǎn)檔案管理體系分成主客體二大系統(tǒng)，其下又分為若干個(gè)子系統(tǒng)，每個(gè)子系統(tǒng)間有其內(nèi)在的邊界，但它們之間并不是割裂的，而是相互關(guān)聯(lián)、相互支持、相互影響的，共同構(gòu)成完整的管理體系。

(一)主客體的關(guān)聯(lián)性

對一件事物而言，主客體之間總是相互伴生、相互關(guān)聯(lián)的，高校資產(chǎn)檔案管理亦是如此。高校資產(chǎn)檔案管理部門、崗位和人員的存在或變化是為完成資產(chǎn)檔案管理工作這個(gè)客體實(shí)踐服務(wù)的;主體在認(rèn)知和行為能力方面的變化會直接影響客體質(zhì)量。反之，客體的變化，會對主體的素質(zhì)和能力提出新的要求。只有主客體協(xié)調(diào)一致，才能促進(jìn)事物和諧，可持續(xù)發(fā)展。

(二)主體要素間的依存性

如果我們將高校資產(chǎn)檔案管理主體的組織系統(tǒng)和人員系統(tǒng)視為二個(gè)要素的話，它們之間應(yīng)是一種依存關(guān)系。從要素產(chǎn)生的角度看，設(shè)置一定的資產(chǎn)檔案管理組織或崗位，是因?yàn)橛幸欢ǖ臋n案管理工作任務(wù)，需要有相應(yīng)的人員去完成;人員職責(zé)也要根據(jù)組織或崗位目標(biāo)與工作任務(wù)來安排，二者相互依存。從事物發(fā)展的角度看，資產(chǎn)檔案管理組織、崗位和工作任務(wù)發(fā)生變化，人員也應(yīng)隨之調(diào)整，否則會出現(xiàn)有崗無人或有人無崗的情況，影響工作的開展。

(三)客體系統(tǒng)中的整體性

客體系統(tǒng)中的幾個(gè)部分是根據(jù)高校資產(chǎn)管理實(shí)踐工作性質(zhì)的不同所作的人為劃分，實(shí)際上它們是相互支持、相互影響、密不可分的。一方面，這幾個(gè)部分缺一不可。內(nèi)容體系不明，我們會迷失工作目標(biāo);運(yùn)行體系不暢會導(dǎo)致工作程序混亂;保障體系不力，工作就會失去支持。另一方面，整體水平的高低，不是取決于水平最高的那部分，而是決定于水平最低的那部分，“短板”決定整體水平。

四、高校資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)中存在的問題及優(yōu)化建議

(一)主客體邊界不清

由于大多數(shù)高校對資產(chǎn)檔案管理工作重視程度不高，對其主客體的作用認(rèn)識不夠，建設(shè)投入不力，造成主客體邊界不清。主要表現(xiàn)為三種現(xiàn)象:一是部分高校至今沒有設(shè)立專門的資產(chǎn)檔案管理部門或崗位，造成主體缺失，客體質(zhì)量十分低下;二是雖有具體的責(zé)任部門或崗位，但客體建設(shè)不力，作用不明顯;三是系統(tǒng)性不強(qiáng)，用政策代替制度，用人員代替崗位，用運(yùn)行中的做法代替崗位職責(zé)，用部分成果代替整體水平，造成整體水平低下。要改變這一現(xiàn)狀，需要各高校的檔案管理工作者加大宣傳，游說力度，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到資產(chǎn)檔案的巨大作用，支持相關(guān)部門進(jìn)一步明晰責(zé)任主體，完善客體體系建設(shè)，促進(jìn)水平的整體提高。

(二)主客體不協(xié)調(diào)

這種不協(xié)調(diào)主要體現(xiàn)在主體建設(shè)不適應(yīng)客體要求上。從近年監(jiān)測的數(shù)據(jù)來看，各高校的資產(chǎn)動(dòng)輒數(shù)以億計(jì)，這些資產(chǎn)在形成、使用、運(yùn)行過程中會產(chǎn)生海量的檔案信息，需要有專門的部門組織人手去管理。但從各高校的管理來看，很少有學(xué)校設(shè)置專門的資產(chǎn)檔案管理部門或崗位，專職人員職數(shù)幾乎為零，從而造成大量的資產(chǎn)檔案信息缺失、變形或掩藏。建議各高校應(yīng)以年度為時(shí)間單位，對學(xué)校的資產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行評估，根據(jù)評估結(jié)果及時(shí)設(shè)置、調(diào)整崗位和人員職數(shù)。

(三)子體系水平參差

部分學(xué)校為了人才培養(yǎng)工作評估或特定的目標(biāo)，比較重視內(nèi)容體系建設(shè)，而忽視了運(yùn)行體系或保障體系的建設(shè)，造成“短板”現(xiàn)象時(shí)有出現(xiàn)，整體水平下降或后續(xù)發(fā)展無力。建議各高校根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，建立系統(tǒng)的資產(chǎn)檔案管理績效考評體系，全面考核資產(chǎn)檔案建設(shè)水平，發(fā)現(xiàn)“短板”，立即整改，促進(jìn)資產(chǎn)檔案管理水平的整體提高。

作者：劉春霞 周曉蘭 單位：黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院國有資產(chǎn)管理處 黃岡林業(yè)學(xué)校