一、建章立制，保證質(zhì)量

在教務(wù)管理系統(tǒng)的使用上，我們通過(guò)培訓(xùn)來(lái)保證開(kāi)放教育的學(xué)籍管理者都能熟練使用，同時(shí)培養(yǎng)他們能夠?qū)σ恍┏Ｒ?jiàn)問(wèn)題的獨(dú)立處理能力。鑒于原來(lái)全省學(xué)籍管理員變動(dòng)平凡的特點(diǎn)，規(guī)章制度的研討和管理系統(tǒng)的培訓(xùn)需要建立常態(tài)化機(jī)制：一來(lái)可以使新接手學(xué)籍管理工作的人員有一個(gè)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)使其克服畏難心理和情緒，二則可以對(duì)前段時(shí)期學(xué)籍管理工作進(jìn)行全面的梳理和總結(jié)，為后續(xù)的江蘇開(kāi)放大學(xué)學(xué)籍管理各項(xiàng)規(guī)程的完善和學(xué)籍管理工作順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。江蘇開(kāi)放大學(xué)掛牌近一年多來(lái)，我們正在從原來(lái)的管理工序的流程化向?qū)W籍管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行努力。除了做好自身規(guī)范建設(shè)，我們的學(xué)籍管理部門(mén)還要會(huì)同招生、考試部門(mén)共同完成質(zhì)量控制的重要任務(wù)。

二、規(guī)范管理，做好服務(wù)

學(xué)籍管理包括新生入學(xué)注冊(cè)、課程注冊(cè)、學(xué)生基本情況管理、學(xué)生成績(jī)查詢(xún)、學(xué)籍異動(dòng)、畢業(yè)審核和學(xué)位審核等工作，它主要是記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)過(guò)程和解決學(xué)生畢業(yè)的問(wèn)題。學(xué)籍管理工作的特點(diǎn)，首先表現(xiàn)為時(shí)間性強(qiáng)，學(xué)籍管理的任何一項(xiàng)工作都具有階段性，必須在規(guī)定的時(shí)間完成，是不允許滯后的，否則，后續(xù)工作將無(wú)法進(jìn)行；其次表現(xiàn)為可塑性小，學(xué)籍管理中的許多運(yùn)作都具有政策性、制度性很強(qiáng)的硬性要求，是不便變通執(zhí)行的，否則，將會(huì)發(fā)生原則性錯(cuò)誤；最后表現(xiàn)為準(zhǔn)確性高，任何一項(xiàng)學(xué)籍信息數(shù)據(jù)，都要求規(guī)范準(zhǔn)確，否則，發(fā)生的錯(cuò)誤將給學(xué)校和學(xué)生造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。因此，學(xué)籍管理工作者只有具備了較強(qiáng)的時(shí)間觀念、政策水平和業(yè)務(wù)能力，才可能搞好學(xué)籍管理工作。在日常管理中，我們以江蘇開(kāi)放大學(xué)的學(xué)籍管理辦法為依據(jù)，制定了符合江蘇開(kāi)放大學(xué)自身特點(diǎn)的各項(xiàng)學(xué)籍管理工作流程。這使學(xué)籍管理人員在工作中更能心中有數(shù)，明確了什么事不能做，什么事必須要做，而且什么時(shí)間要做好。通過(guò)網(wǎng)站、電子郵件、短信平臺(tái)、QQ群等多種途徑，保證信息通道的暢通，對(duì)江蘇開(kāi)放大學(xué)在學(xué)籍上的新規(guī)定、新要求第一時(shí)間下達(dá)到各管理人員手中。

我校現(xiàn)已形成了一年兩次的學(xué)籍管理員的工作例會(huì)，對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)、對(duì)階段性問(wèn)題展開(kāi)研究和討論，既解決熱點(diǎn)問(wèn)題，又促進(jìn)管理上新臺(tái)階。在強(qiáng)調(diào)規(guī)范管理的同時(shí)，我們對(duì)全省各級(jí)學(xué)籍管理人員強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)。學(xué)籍管理工作時(shí)效性、階段性很強(qiáng)，而我們面臨人手少、時(shí)間緊、任務(wù)重的困難。除了加班加點(diǎn)，我們還想方設(shè)法調(diào)動(dòng)每一個(gè)同志的積極性，并牢記“我們?nèi)f分之一的失誤，就會(huì)對(duì)學(xué)生個(gè)人造成百分之百的傷害”。我們還要求每一位學(xué)籍管理工作人員擺正心態(tài)，站在學(xué)生的角度換位思考，明確學(xué)籍管理的嚴(yán)肅性要靠各服務(wù)中心學(xué)籍管理員的愛(ài)崗敬業(yè)、堅(jiān)持原則、認(rèn)真細(xì)心、無(wú)私奉獻(xiàn)才能實(shí)現(xiàn)。為了能及時(shí)解決學(xué)生的問(wèn)題，我們?cè)诰W(wǎng)站上公布了工作電話和接待電子信箱，對(duì)學(xué)生提出的問(wèn)題給予耐心、周到的解釋?zhuān)鉀Q了很多學(xué)生的疑惑和對(duì)學(xué)校的誤解，收到了很好的效果。我們建立了各服務(wù)中心的學(xué)籍管理員QQ群，并且在開(kāi)放教育教務(wù)處設(shè)有遠(yuǎn)程接待服務(wù)中心，增加了一個(gè)便捷為學(xué)生和各服務(wù)中心服務(wù)的途徑。在教務(wù)管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)了學(xué)生自主選課和繳費(fèi)，改革了課程注冊(cè)的方法，提高了工作效率。

三、打造核心，上下互動(dòng)

江蘇開(kāi)放大學(xué)目前學(xué)籍管理人員只有4人，既要進(jìn)行國(guó)家開(kāi)放大學(xué)的學(xué)籍管理，也要為江蘇開(kāi)放大學(xué)的學(xué)籍管理而忙碌。由于江蘇開(kāi)放大學(xué)新成立不久，很多工作業(yè)務(wù)和流程對(duì)于我們來(lái)時(shí)也是全新的。從教務(wù)管理系統(tǒng)中學(xué)籍管理模塊的需求調(diào)研、開(kāi)發(fā)跟蹤、測(cè)試驗(yàn)收，再到各項(xiàng)學(xué)籍規(guī)章管理制度的訂立，在嚴(yán)重缺編的狀態(tài)下，面對(duì)如此巨大的工作量，僅靠4個(gè)人的力量是很難完成的。為解決這一問(wèn)題，培養(yǎng)一支業(yè)務(wù)素質(zhì)過(guò)硬的服務(wù)中心學(xué)籍管理員隊(duì)伍就成為我們當(dāng)前最為緊迫的任務(wù)。在進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)過(guò)程中，我們要求學(xué)籍管理人員要全面掌握學(xué)籍管理知識(shí)，提高管理水平和能力，熟練掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，提高工作效率。在這支隊(duì)伍中，我們對(duì)技術(shù)力量強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的同志進(jìn)行著重培養(yǎng)，以點(diǎn)帶面打造學(xué)籍管理的工作核心，這使得我校的學(xué)籍管理模式完成了從原有的樹(shù)狀結(jié)構(gòu)向網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)化。凡有管理人員變動(dòng)時(shí)我們也可以實(shí)現(xiàn)以老帶新，而不需要完全依賴(lài)每次的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在普通管理工作中遇到的問(wèn)題各服務(wù)中心即可互通有無(wú)、互相幫助支持，大大減輕了省校的工作負(fù)擔(dān)。

四、與時(shí)俱進(jìn)，苦練內(nèi)功

我校教務(wù)管理手段一直緊隨信息技術(shù)發(fā)展步伐，從電大1995年“注冊(cè)視聽(tīng)生”試點(diǎn)我們就有了DOS版的教務(wù)管理系統(tǒng)；1999年開(kāi)放教育試點(diǎn)之初，中央電大又推出了“廣播電視大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)版（JWGLNET）”；2007年中央電大又推出了“開(kāi)放教育教務(wù)管理系統(tǒng)（CPS1.0）”；江蘇廣播電視大學(xué)更名為江蘇開(kāi)放大學(xué)后，我們現(xiàn)在擁有了自己的江蘇開(kāi)放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)確保了今后江蘇開(kāi)放大學(xué)學(xué)生日常教務(wù)管理工作的正常開(kāi)展，同時(shí)為系統(tǒng)功能的健全和完善提供了實(shí)踐的平臺(tái)，也為以后新教務(wù)管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)提供了經(jīng)驗(yàn)借鑒。管理技術(shù)手段的進(jìn)步使教務(wù)管理模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，也對(duì)學(xué)籍管理人員提出了更高的要求。現(xiàn)在作為一名開(kāi)放大學(xué)的學(xué)籍管理員，必須在熟練掌握該系統(tǒng)學(xué)籍模塊功能的基礎(chǔ)上，還要對(duì)教學(xué)計(jì)劃和考務(wù)管理有一定的了解，這樣才能具有一定的分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力，才能更好地完成學(xué)籍管理工作。我校從事學(xué)籍管理的四位同志，認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，注意自身技術(shù)水平提高，苦練內(nèi)功，從學(xué)籍工作的細(xì)節(jié)做起，逐步分解、整合，建立起了一套切實(shí)可行的管理流程，至今還在不斷完善。以上便是江蘇開(kāi)放大學(xué)成立一年多來(lái)學(xué)籍管理工作中的幾點(diǎn)做法和體會(huì)。實(shí)踐證明，學(xué)籍管理人員只要嚴(yán)格遵循了相關(guān)的規(guī)章制度和認(rèn)真執(zhí)行了業(yè)務(wù)流程，基本上不會(huì)發(fā)生原則性失誤，如果在此基礎(chǔ)上再發(fā)揮自己的能動(dòng)作用，那么，學(xué)籍管理工作就會(huì)更出色。時(shí)至今日，我校的學(xué)籍管理已逐漸步入了制度規(guī)范化、管理人本化、監(jiān)控系統(tǒng)化、操作程序化的軌道。

五、總結(jié)

開(kāi)放教育的學(xué)籍管理工作發(fā)展到今天，已經(jīng)成為一項(xiàng)政策性與技術(shù)性結(jié)合很強(qiáng)的工作，這要求我們必須從細(xì)節(jié)做起，從基礎(chǔ)做起，善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，勇于解決問(wèn)題。現(xiàn)在我校各服務(wù)中心還存在學(xué)籍管理隊(duì)伍力量不足，隊(duì)伍的理論素質(zhì)偏低，對(duì)學(xué)生個(gè)性化服務(wù)也需完善的問(wèn)題。這些工作要做好，還要走很長(zhǎng)一段路，但我們有信心，在教育廳的指導(dǎo)下、在校領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下，把江蘇開(kāi)放大學(xué)的學(xué)籍管理這項(xiàng)工作做得更好。

作者：趙暉 單位：江蘇開(kāi)放大學(xué)