隨著時代進步,會計核算已實行電算化信息化。會計基礎工作是實行現代化核算的基本保障前提,搞好會計基礎工作,能保障會計核算最終結果具有真實性、完整性,為各級管理層決策提供真實可靠的數據,提高經濟效益。本文就以漣源鋼鐵集團有限公司(以下簡稱漣鋼)為實例,談談搞好會計基礎工作的基本途徑。

1制訂規章制度,強化基礎工作管理

會計基礎工作在整個會計核算中,是數據最原始的積累,是核算的開始、結束,沒有嚴格的規范化管理,勢必影響整個核算流程,因此,漣鋼財務部制訂了《漣鋼會計基礎工作規范細則》、《ERP會計業務操作細則》、《漣鋼會計檔案管理制度》、《漣鋼財務部會計憑證管理辦法》、《會計報表編制及要求》、《票據管理辦法》、《內部結算管理辦法》、《資金收付內部控制制度》等一系列規章制度,強化基礎工作管理,建立《財務檢查考核辦法》,由會計科實施定期與不定期檢查,發現問題及時采取措施,將錯誤消滅在萌芽中。

2做好憑證制單人與審核人銜接,搞好成本費用歸口管理

漣鋼在2003年實施ERP,會計核算由二級成功轉換為一級核算,原來成本費用劃分到二級單位控制。實施ERP后,統一由財務部各科室分類控制管理,駐二級單位財務人員制作憑證必須由相應主管科室審核,各主管科室將成本費用細分工落實到人。成本類由成本預算科審核控制,費用類由費用科歸口控制,福利、工資、資金等由會計科匯總審核。做到成本費用專人專科控制管理。實施ERP后成果顯著,2006年1~2月漣鋼生產成本較年度目標計劃降低22706萬元,在同行業排名21名。

3統一采購付款,加強明細帳管理

漣鋼實施ERP前,采購付款是由駐采購部財務科、駐進出口部財務科根據所在單位計劃付款。有的供應商在幾個部門都有業務,既是供應商又是銷售客戶,信息沒有溝通共享,造成付貨款給供應商,供應商又欠公司銷售貨款,浪費資金資源。實施ERP后,在系統內將信息資源共享,同一客戶應收應付款抵減,隨時可查客戶余額情況。在實際操作中,根據財務部《采購物資承諾付款管理辦法》,由資金科按計劃統一審核支付,避免重復或應抵減銷售貨款款項支付,相應節約了資金資源和財務費用,財務費用1~2月較年目標計劃節約2189萬元。應收應付明細帳由銷售結算科、采購結算科專門管理,賬目清晰,差錯率為0。

4規范憑證制作、傳遞,保障原始單據完整、真實

漣鋼在ERP系統中,會計人員按崗位職責給予權限,由專人負責管理,嚴格規定憑證摘要、科目設置、附件說明等,使系統按照憑證科目歸集成本費用、應收應付明細帳,確保明細帳與總帳相符。漣鋼財務部每月憑證約有2000份之多,翻閱查詢不便,憑證摘要描述簡潔明確是查詢的基礎,因此根據《漣鋼財務部會計憑證管理辦法》,要求憑證制單人按照規范填寫摘要、附件說明,使附件完整,查詢快捷,減少時間浪費。由于會計憑證號是系統內自動連貫生成,憑證匯集需各個科室協助完成,漣鋼財務部實際操作是:付款憑證由會計人員直接送到資金科出納柜,以免憑證及附件遺失。銀收、銀付、現收現付憑證由資金科銀行核算會計整理,造具清單送檔案室,記賬憑證由各科室專人歸集造清單送檔案室,最終由檔案管理會計裝訂成冊。

避免了原始單據丟失、憑證缺號,保障原始單據完整、真實。

5利用計算機信息系統,規范報表

在現代企業中,以計算機為中心,加強信息溝通,已成為規范會計基礎工作的重要手段。會計報表是會計核算工作最終總報告,是企業經營成果的濃縮反映,是決策層決斷的依據。漣鋼下屬11個子公司,在合并報表中占有重要地位,財務部會計科利用計算機區域信息網絡,規范子公司報表格式、報出時間,使數據信息共享,加快報表報出時間,提高合并報表數據準確率,為領導決策贏得時間。

6完善檔案體系,保障會計核算成果真實性、完整性

會計基礎工作貫穿整個核算過程,從原始數據、票據取得到報表報出、檔案歸檔,涉及面非常廣泛,如采購經辦人員、銷售人員、班組核算員、成本數據獲取人員、基礎數據錄入員、成本費用會計、資金收付會計、報表會計等等,只有明確分工,銜接到位,既分工又合作,才能將會計基礎工作有始有終完成。

漣鋼財務部利用ERP系統,采取“分工合作匯集”的方法,完善會計檔案管理體系。“分工”,指在規定時間內,成本預算科負責成本類有關帳本核對打印,費用科負責費用類帳冊整理打印,資金科、工程結算科、物料結算科、采購結算科、銷售結算科等科室負責本科室控制帳目清理打印工作。“合作”,指各科室打印的帳冊,需要科室間銜接整理的,由會計科負責協調。“匯集”,指會計憑證、帳簿、報表最終由檔案管理會計匯總,編制明細清冊,按時間段歸檔。便捷查閱資料,保障了會計核算成果真實性、完整性。

“誠信、敬業、高效、廉潔”,是漣鋼財務人的宗旨,夯實誠信搞好會計基礎工作,是現代企業發展中財務人員重要職責。