一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下現(xiàn)代檔案管理發(fā)生的變化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)在各行各業(yè)都有了廣泛的應(yīng)用，對(duì)促進(jìn)檔案工作發(fā)展也起著巨大的作用。相對(duì)于傳統(tǒng)的基于紙質(zhì)文件的檔案管理，融入了計(jì)算機(jī)技術(shù)的現(xiàn)代檔案管理則主要是針對(duì)電子文件的管理。

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及更是為提高檔案管理水平和服務(wù)層次提供了強(qiáng)有力的支持。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)極大地改變了現(xiàn)有的檔案管理和服務(wù)模式，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.檔案收集、歸檔方式的改變

傳統(tǒng)的歸檔是將辦理完畢的具有保存價(jià)值的文件整理并移交檔案部門的過程。

而電子文件可以做到隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔。電子文件的歸檔形式是以磁盤或光盤為介質(zhì)，而且歸檔范圍也不只是具有保存價(jià)值的文件，必要時(shí)還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2.檔案檢索方式的改變和檔案館服務(wù)質(zhì)量的提高

對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，為用戶提供的服務(wù)主要是以手工檢索來(lái)提供檔案借閱、出具檔案證明、檔案咨詢等，且服務(wù)的時(shí)間、地點(diǎn)具有一定的限制。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，計(jì)算機(jī)能夠根據(jù)用戶的要求快速、準(zhǔn)確地為其提供所需的檔案，用戶可以足不出戶，在自己方便的時(shí)候獲取信息。

3.可利用的信息資源范圍的拓寬

在傳統(tǒng)的檔案服務(wù)中，一個(gè)檔案館為用戶提供的資源一般僅限于本館館藏。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，各個(gè)檔案館中的資源可以通過共享，有效地為用戶提供全球化的信息資源，最大限度地滿足用戶的需求，這就是所謂的“虛擬資源”服務(wù)。

二、基于互聯(lián)網(wǎng)的現(xiàn)代檔案管理和服務(wù)環(huán)境的結(jié)構(gòu)

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為把位于世界各地的檔案資源聯(lián)接在一起提供了支撐平臺(tái)。但是，目前各種檔案信息資源種類繁多，資源量大，組織形式各異。因此，如何有效地管理這些信息資源，為用戶提供優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)是非常重要的。本文提出的基于互聯(lián)網(wǎng)的現(xiàn)代檔案管理和服務(wù)環(huán)境，將有助于這個(gè)問題的解決。下面將詳細(xì)介紹這個(gè)環(huán)境的組成結(jié)構(gòu)和各部分的內(nèi)容。檔案管理和服務(wù)環(huán)境包括三個(gè)部分，即檔案資源管理總線、使用者和資源。

該環(huán)境的使用者包括檔案的管理人員和用戶。管理人員負(fù)責(zé)檔案的歸檔、入庫(kù)信息的管理和日常維護(hù)，用戶則可以從任何地方通過互聯(lián)網(wǎng)來(lái)使用此環(huán)境，向環(huán)境提出需求，以獲取信息。

環(huán)境中的資源包括各種檔案信息，分為文件、表格、圖表、報(bào)表等，可存放于數(shù)據(jù)庫(kù)中。對(duì)于一個(gè)檔案館而言，資源又可劃分為本地資源和虛擬資源兩種，虛擬資源通過互聯(lián)網(wǎng)與檔案資源管理總線連接。環(huán)境的核心是檔案資源管理總線，它連接著環(huán)境的使用者和資源，其主要內(nèi)容包括：

a：用戶管理模塊。負(fù)責(zé)處理用戶注冊(cè)，權(quán)限分配以及用戶個(gè)人資料的管理。

b：檔案工作人員的管理模塊。管理檔案工作人員的注冊(cè)和權(quán)限設(shè)置。

c：檔案管理模塊。此模塊用于完成各類文件的歸檔工作，即檔案工作人員使用此模塊來(lái)完成在系統(tǒng)中對(duì)檔案文件的增、刪、改操作，此模塊還包含其它一些對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)的工具。

d：檔案查詢模塊。用戶對(duì)某檔案的請(qǐng)求必須經(jīng)查詢模塊處理，才能有結(jié)果返回。因此，查詢模塊是管理系統(tǒng)中最為重要的組成內(nèi)容。進(jìn)行查詢處理時(shí)，可先在本地資源中進(jìn)行查找，若找不到合適的資源，再去虛擬資源中查詢。在查詢的過程中，檔案管理和服務(wù)環(huán)境將根據(jù)用戶的權(quán)限，把合適的結(jié)果返回給用戶。

e：收費(fèi)管理模塊。對(duì)于免費(fèi)提供給用戶的資源，用戶只需注冊(cè)、登錄，就可以通過查詢模塊獲取需要的結(jié)果。而某些資料，可以先為用戶提供其摘要、簡(jiǎn)介，收費(fèi)管理模塊會(huì)向用戶提供全文資料的有償使用信息，比如付費(fèi)方式、付費(fèi)金額等，在收到資源的使用費(fèi)后，付費(fèi)模塊負(fù)責(zé)通知查詢模塊向用戶提交完整的資料。

f：幫助模塊。此模塊通過幫助文檔或在線幫助方式，為不熟悉環(huán)境的使用者（包括用戶和管理人員）提供有效的引導(dǎo)，幫助他們盡快地完成所需信息的查找和維護(hù)。

三、創(chuàng)建現(xiàn)代檔案管理和服務(wù)環(huán)境應(yīng)注意的問題

為了擁有一個(gè)能夠有效管理并充分利用檔案的環(huán)境，在環(huán)境的創(chuàng)建過程中應(yīng)注意以下幾個(gè)問題：

1.查詢操作對(duì)用戶是透明的用戶不必關(guān)心他所需要的信息到底存于何處，是怎樣在計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)的，只要提供有關(guān)信息的關(guān)鍵字，就可以獲得所需資源。環(huán)境應(yīng)為用戶提供多種形式的查詢方法，比如精確查詢、模糊查詢等。

2.提供有效的權(quán)限管理不同權(quán)限的人對(duì)于同一資源的訪問結(jié)果應(yīng)有所不同。比如學(xué)生成績(jī)查詢，一般人只能看到班級(jí)中學(xué)生的名單，而這個(gè)班里的學(xué)生通過輸入姓名、學(xué)號(hào)等信息就可以看到自己的成績(jī)。

3.數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)檔案文件種類多、數(shù)量大，因此，必須選擇合適的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)來(lái)存放這些信息。合理的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)可以方便使用者對(duì)檔案文件的管理和利用。另外，各種虛擬資源是在不同地方產(chǎn)生的，它們采用的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)很有可能各不相同。所以檔案資源管理總線中必須提供接口，以便不同數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)之間的互操作。

4.環(huán)境應(yīng)是易學(xué)、易用的此環(huán)境的使用者不一定具有豐富的計(jì)算機(jī)使用知識(shí)，因此，友好的使用界面、恰當(dāng)?shù)膸椭@得非常重要。

5.安全性的考慮因?yàn)樵陂_放的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，我們提出的檔案管理和服務(wù)環(huán)境不免會(huì)受到病毒、黑客的侵?jǐn)_。而檔案本身也涉及保密問題。因此，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，必須考慮檔案的安全性，防病毒、電子印章、電子水印等技術(shù)的使用應(yīng)該受到重視。