1企業(yè)行政辦公管理信息系統(tǒng)的設(shè)計

1.1系統(tǒng)功能的設(shè)計

1.1.1行政綜合模塊

(1)辦公電話管理:該模塊的功能包括電話號碼查詢、話費查詢、話單導(dǎo)入、電話變更申請及審批、電話折扣設(shè)置等,其中話費查詢和話單導(dǎo)入可通過Excel格式實現(xiàn)導(dǎo)出和導(dǎo)入。

(2)合同管理:該模塊主要包括合同編號、合同名稱、合同有效日期、到期提醒日期、是否過期等信息。

(3)會議管理:該模塊主要包括會議申請與審批、會議用品采購與結(jié)算、會議室管理等信息。

(4)預(yù)算管理:該模塊主要包含各部門年度預(yù)算計劃情況。

(5)報修管理:該模塊主要包括損壞物品類別、報修申請、報修審批、維修狀況以及花費情況的信息。

(6)臺賬管理:該模塊負(fù)責(zé)報銷錄入,包含報銷經(jīng)辦人、部門、花費類型、金額以及報銷日期等信息。

(7)信息發(fā)布管理:該模塊主要負(fù)責(zé)對企業(yè)的新聞、通知、公告、緊急事項等信息進(jìn)行發(fā)布。

1.1.2車輛管理模塊

(1)駕駛證管理:此模塊主要對駕駛員的駕駛證信息進(jìn)行管理,其中包括基本人員信息及駕駛證主要信息

;(2)車輛信息管理:主要包括車輛牌照、車輛類型及車輛油補花銷費用等信息;

(3)車輛使用信息管理:此模塊主要對車輛出入信息、車輛使用申請審批及使用歷史機理等內(nèi)容進(jìn)行管理;

(4)外部車輛出入管理:主要包括對外來車輛進(jìn)入公司時的登記及準(zhǔn)入記錄等信息的管理。

1.1.3安全保衛(wèi)模塊

(1)工作牌管理:主要實現(xiàn)對員工工作卡的辦理和審核,以及對工作卡實際信息進(jìn)行查詢等功能;

(2)門禁權(quán)限管理:主要對門禁權(quán)限的變更和申請等內(nèi)容進(jìn)行管理;

(3)施工出入審批管理:主要對施工過程中出入廠區(qū)的人員和車輛進(jìn)行審批和登記信息管理;

(4)交接班管理:改模塊主要實現(xiàn)對保衛(wèi)處日常交接及檢查巡邏信息的查詢和管理。

1.1.4系統(tǒng)管理模塊

(1)基礎(chǔ)信息管理系統(tǒng):主要實現(xiàn)對各個部門信息、人員職務(wù)、工作類型及客戶分類進(jìn)行統(tǒng)一管理;

(2)系統(tǒng)配置管理:這個模塊是對信息管理系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限認(rèn)證、系統(tǒng)管理員審核等工程,對用戶信息進(jìn)行維護(hù)和管理,只有系統(tǒng)管理員通過密碼才可進(jìn)行更改。

1.2系統(tǒng)功能圖表類型

統(tǒng)一建模語言(UnifiedModelingLanguage,UML)在軟件工程領(lǐng)域是標(biāo)準(zhǔn)的、通用的建模語言。UML的可視化技術(shù)可以實現(xiàn)對密集型軟件系統(tǒng)的圖像化、分析、說明和記錄。UML是數(shù)據(jù)建模(實體關(guān)系閣)、業(yè)務(wù)建模(工作流)、對象建模和組件建模技術(shù)的結(jié)合,可以在整個軟件幵發(fā)周期將不同的實現(xiàn)技術(shù)應(yīng)用于所有的流程。

1.3系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境

在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計和開發(fā)時,確定好系統(tǒng)框架后所選擇的開發(fā)系統(tǒng)平臺和工具非常重要。選擇合理的開發(fā)平臺和工具能夠大大提高系統(tǒng)開發(fā)效率,節(jié)約時間和減少開發(fā)成本,并可以很好的提高所開發(fā)的系統(tǒng)穩(wěn)定性,使得在之后的維護(hù)過程中更加便利。因此,對本系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)時在Windows7系統(tǒng)下選用了MyEclipse作為開發(fā)工具。Windows7系統(tǒng)相對來說是目前比較常用且穩(wěn)定性和兼容性比較好的系統(tǒng),而MyEclipse由于其具有代碼開源框架和第三方軟件支持能力強等作用,可以比較完善的實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫、Web服務(wù)器以及開發(fā)工具之間的相互結(jié)合,能很好的實現(xiàn)系統(tǒng)維護(hù)和更新方面的功能。數(shù)據(jù)庫則采用MySQL數(shù)據(jù)庫,對系統(tǒng)開發(fā)時的存取效率有非常好提高作用。

1.4數(shù)據(jù)庫設(shè)計

對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行設(shè)計主要是為了系統(tǒng)能夠在進(jìn)行數(shù)據(jù)模型建立和數(shù)據(jù)分析時提供強大的后臺支持,對數(shù)據(jù)庫的合理設(shè)計不僅可以提高系統(tǒng)運行過程中數(shù)據(jù)的傳輸效率,還可以提高系統(tǒng)日后維護(hù)時的便利性,可以提高系統(tǒng)運行性能和降低運行出錯率。在數(shù)據(jù)庫設(shè)計開發(fā)過程中,要遵守結(jié)構(gòu)科學(xué)合理、功能完善以及數(shù)據(jù)存量完整安全的原則。

2管理信息系統(tǒng)在企業(yè)行政辦公中的具體應(yīng)用

從上世紀(jì)90年代開始,計算機信息管理系統(tǒng)被引進(jìn)并逐漸應(yīng)用于企業(yè)管理系統(tǒng)中,其發(fā)展之快應(yīng)用之光達(dá)到了前所未有的程度,從制造業(yè)開始蔓延,逐漸在第二、三產(chǎn)業(yè)中被廣泛應(yīng)用。后來多數(shù)學(xué)者和專家對其進(jìn)行了深入研究和改進(jìn),使得其應(yīng)用功能和效果得到了大幅度提升,其作用被大多數(shù)企業(yè)所認(rèn)同。計算機信息管理系統(tǒng)在發(fā)展過程中,在其他產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域推廣力度不足,只是在制造業(yè)應(yīng)用比較廣泛,而且由于在國內(nèi)市場上的發(fā)展不成熟,導(dǎo)致部分企業(yè)在使用過程中不能很好的利用和理解,沒有得到應(yīng)有的信息管理系統(tǒng)推廣實施效果。

3結(jié)語

計算機軟件信息辦公管理系統(tǒng)是集成于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機軟件技術(shù)以及管理學(xué)等內(nèi)容為一體的高科技辦公平臺,該系統(tǒng)在設(shè)計過程中要嚴(yán)格按照企業(yè)的需要及工程流程進(jìn)行合理科學(xué)的設(shè)計和實現(xiàn),以達(dá)到促進(jìn)企業(yè)管理、節(jié)約工作時間、提高工作效率以及降低企業(yè)運營成本的目的。隨著科技的不斷進(jìn)步,為了滿足企業(yè)日益增長的功能需求,需要對計算機信息管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷的維護(hù)和更新,以長久服務(wù)于企業(yè),使企業(yè)在未來日益激烈的市場競爭中立于不敗之地。

作者：高雪琴 單位：甘肅森智信息產(chǎn)業(yè)有限責(zé)任公司