１醫(yī)療設(shè)備合同管理的目的

合同管理是促使合同雙方當(dāng)事人為達(dá)成項目采購目的，履行所簽訂的采購合同，保護(hù)好自己的合法利益和雙方當(dāng)事人之間的關(guān)系，而進(jìn)行的管理工作。合同管理首要目的是要促進(jìn)買賣雙方認(rèn)真履行各自的合同義務(wù)；其次是要充分協(xié)調(diào)好雙方之間的合同行為，交易雙方建立起一種伙伴型關(guān)系，同時要通過嚴(yán)格的過程控制使合同實施結(jié)果達(dá)到項目采購預(yù)期的效果。

２醫(yī)療設(shè)備合同管理重點

２．１醫(yī)療設(shè)備合同的主要內(nèi)容

（１）合同的名稱：一般內(nèi)貿(mào)合同稱為醫(yī)療設(shè)備購銷合同。外貿(mào)合同稱為醫(yī)療設(shè)備購銷協(xié)議書。合同中產(chǎn)品名稱、數(shù)量、品牌、規(guī)格型號、原產(chǎn)地、單價、總價等必須清楚明晰。（２）合同的買賣雙方：需方（買方）指設(shè)備的最終用戶，一般是醫(yī)院。供方（賣方）指為本合同提供貨物或服務(wù)的公司。（３）合同的價格：在合同中，價格除金額以外還要特別關(guān)注價格后綴條件，外貿(mào)合同中常有兩種報價，一種是ＣＩＦ（到岸價）：合同價中已包含賣方從運(yùn)出口岸至到達(dá)口岸的運(yùn)費(fèi)與保險費(fèi)用，但不包含國內(nèi)運(yùn)費(fèi)與保險費(fèi)。另一種是ＣＩＰ（到院價）：合同價中已包含賣方從運(yùn)出口岸至用戶目的地的全部運(yùn)費(fèi)與保險費(fèi)用。而內(nèi)貿(mào)合同中價格：指貨物到用戶目的地的價格。（４）合同的付款方式：一般情況是設(shè)備到貨安裝驗收合格后支付８０％～９０％，余款在設(shè)備運(yùn)行滿一年后支付。但由部分外貿(mào)合同會在設(shè)備到達(dá)口岸時支付８０％，設(shè)備安裝驗收合格時支付１０％，最后余款在設(shè)備運(yùn)行滿一年支付。（５）產(chǎn)品的交貨期及包裝與運(yùn)輸：交貨期由買賣雙方相互約定。賣方應(yīng)按照合同規(guī)定的時間、地點交貨和提供服務(wù)。（６）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗收質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：應(yīng)符合賣方所承諾的技術(shù)和性能指標(biāo)。驗收：指買方對貨物應(yīng)達(dá)到的技術(shù)規(guī)格中規(guī)定的指標(biāo)進(jìn)行質(zhì)量和數(shù)量的查驗、驗收。在儀器送達(dá)交貨地點后，在雙方人員同時在場的條件下進(jìn)行驗收。

２．２醫(yī)療設(shè)備合同編碼管理

醫(yī)療設(shè)備合同是醫(yī)療設(shè)備檔案管理中最為關(guān)鍵的部分，合同是成交雙方達(dá)成一致意見的最終體現(xiàn)，醫(yī)療設(shè)備的售后服務(wù)及維修等都與合同的內(nèi)容息息相關(guān)。因此，合同的檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理對于醫(yī)院引進(jìn)設(shè)備的后續(xù)工作開展起著重要作用。信息化與自動化的快速發(fā)展促進(jìn)了醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理模式的革新。從設(shè)備的出入庫管理、文件的電子化到設(shè)備維修維護(hù)的動態(tài)化管理，都可以通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)。醫(yī)療設(shè)備檔案建檔歸檔及檔案查閱也正逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、自動化、智能化。要實現(xiàn)信息化的管理，首先要對醫(yī)院采購的所有醫(yī)療設(shè)備合同進(jìn)行整理編碼，按照一定的邏輯理順這些合同。一般的三級醫(yī)院都有大大小小上萬種醫(yī)療設(shè)備，而金額上萬元的設(shè)備都須簽訂采購合同。從醫(yī)院開業(yè)之初到平穩(wěn)運(yùn)行，醫(yī)療設(shè)備的采購合同成千上萬。如何將這些散亂的合同按照一定的規(guī)律排列起來，方便整理和查閱，成為解決問題的關(guān)鍵。于是我院提出對合同進(jìn)行編碼管理。合同編碼要體現(xiàn)出幾個重要信息：（１）采購方式：現(xiàn)行醫(yī)療設(shè)備的主要采購方式有國際招投標(biāo)（機(jī)電產(chǎn)品）、政府集中采購和招標(biāo)代理公司組織的公開招標(biāo)，以及醫(yī)院自行組織的院內(nèi)詢價采購。（２）采購時間：采購的年度和招標(biāo)的月份，以此可以獲知設(shè)備大致的啟用時間。因此采用字母縮寫加數(shù)字的１４位編碼方式進(jìn)行合同的編碼管理是非常方便實用的。前四位字母表示是采購方式，中間的六位數(shù)字表示招標(biāo)采購的年月，緊接著的３位數(shù)字是流水號，最后一位字母表示是公開招標(biāo)還是詢價采購。例如ＺＦＣＧ２０１５０９００１Ｇ，表示是２０１５年９月政府集中采購并且通過公開招標(biāo)方式采購的設(shè)備。通過編碼將雜亂無序的上千種設(shè)備的采購合同排列成有序的隊列，通過技術(shù)手段，在信息系統(tǒng)中將固定資產(chǎn)管理與合同編碼一一對應(yīng)，方便使用科室和管理職能部門查閱檢索。只要知道設(shè)備的招標(biāo)方式和大致的采購時間，就能很迅速的檢索出該設(shè)備的相關(guān)信息。同時也為醫(yī)療設(shè)備檔案的動態(tài)管理提供了非常有利的線索。

２．３醫(yī)療設(shè)備合同的審核管理

為確保設(shè)備合同信息的準(zhǔn)確無誤，應(yīng)建立健全合同的審查制度，以發(fā)現(xiàn)問題并及時糾正。我院實行的是合同會簽制度。首先由設(shè)備科根據(jù)招標(biāo)結(jié)果和前期的廠家介紹、科室考察的總結(jié)草擬出合同的初稿，交由設(shè)備科負(fù)責(zé)人全面初審，使用科室負(fù)責(zé)人審查設(shè)備配置、型號、產(chǎn)地、數(shù)量等，財務(wù)科主要負(fù)責(zé)商務(wù)條款的審核，最后由招標(biāo)管理辦公室終審，確認(rèn)無誤后，才按照一式多份打印，提交分管院領(lǐng)導(dǎo)審核簽字、蓋章。層層把關(guān)，確保信息的準(zhǔn)確，減少醫(yī)院不必要的損失和承擔(dān)不必要的風(fēng)險。

２．４合同執(zhí)行管理

合同的管理最終是為了促使雙方按照合同嚴(yán)格執(zhí)行。將紙質(zhì)的合同信息電子化管理之后，如何監(jiān)管合同的執(zhí)行力度，也是一項重要任務(wù)。廣州軍區(qū)總院設(shè)備提出的基于ＷＥＢ服務(wù)器的系統(tǒng)管理平臺中，其合同執(zhí)行監(jiān)控管理模塊是有效執(zhí)行采購任務(wù)的預(yù)警監(jiān)控模塊，負(fù)責(zé)根據(jù)事先定義的預(yù)警機(jī)制，為設(shè)備監(jiān)管部門有效防范設(shè)備采購風(fēng)險提供相關(guān)報警數(shù)據(jù)。該系統(tǒng)管理平臺有效的調(diào)動資源進(jìn)行動態(tài)監(jiān)管合同的執(zhí)行情況，是目前比較先進(jìn)的管理手段，我院的管理系統(tǒng)也正在逐步建立類似的管理機(jī)制。通過記錄和追蹤合同執(zhí)行過程中主要負(fù)責(zé)人員的活動和監(jiān)管人員的監(jiān)督活動，以確保合同條款被嚴(yán)格執(zhí)行。

３展望

通過對醫(yī)療設(shè)備采購合同的規(guī)范化、信息化管理，有效提高醫(yī)療設(shè)備檔案信息的資源共享，同時為確保醫(yī)院的利益、醫(yī)療設(shè)備的精細(xì)化管理提供便利。全面實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備合同的全生命周期管理，加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備采購風(fēng)險管理，提高醫(yī)院管理水平有重大意義。

作者：胡娟 徐華健 單位：浙江大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬第四醫(yī)院