１醫療設備合同管理的目的

合同管理是促使合同雙方當事人為達成項目采購目的，履行所簽訂的采購合同，保護好自己的合法利益和雙方當事人之間的關系，而進行的管理工作。合同管理首要目的是要促進買賣雙方認真履行各自的合同義務；其次是要充分協調好雙方之間的合同行為，交易雙方建立起一種伙伴型關系，同時要通過嚴格的過程控制使合同實施結果達到項目采購預期的效果。

２醫療設備合同管理重點

２．１醫療設備合同的主要內容

（１）合同的名稱：一般內貿合同稱為醫療設備購銷合同。外貿合同稱為醫療設備購銷協議書。合同中產品名稱、數量、品牌、規格型號、原產地、單價、總價等必須清楚明晰。（２）合同的買賣雙方：需方（買方）指設備的最終用戶，一般是醫院。供方（賣方）指為本合同提供貨物或服務的公司。（３）合同的價格：在合同中，價格除金額以外還要特別關注價格后綴條件，外貿合同中常有兩種報價，一種是ＣＩＦ（到岸價）：合同價中已包含賣方從運出口岸至到達口岸的運費與保險費用，但不包含國內運費與保險費。另一種是ＣＩＰ（到院價）：合同價中已包含賣方從運出口岸至用戶目的地的全部運費與保險費用。而內貿合同中價格：指貨物到用戶目的地的價格。（４）合同的付款方式：一般情況是設備到貨安裝驗收合格后支付８０％～９０％，余款在設備運行滿一年后支付。但由部分外貿合同會在設備到達口岸時支付８０％，設備安裝驗收合格時支付１０％，最后余款在設備運行滿一年支付。（５）產品的交貨期及包裝與運輸：交貨期由買賣雙方相互約定。賣方應按照合同規定的時間、地點交貨和提供服務。（６）質量標準與驗收質量標準：應符合賣方所承諾的技術和性能指標。驗收：指買方對貨物應達到的技術規格中規定的指標進行質量和數量的查驗、驗收。在儀器送達交貨地點后，在雙方人員同時在場的條件下進行驗收。

２．２醫療設備合同編碼管理

醫療設備合同是醫療設備檔案管理中最為關鍵的部分，合同是成交雙方達成一致意見的最終體現，醫療設備的售后服務及維修等都與合同的內容息息相關。因此，合同的檔案標準化、規范化管理對于醫院引進設備的后續工作開展起著重要作用。信息化與自動化的快速發展促進了醫院醫療設備檔案管理模式的革新。從設備的出入庫管理、文件的電子化到設備維修維護的動態化管理，都可以通過信息系統實現。醫療設備檔案建檔歸檔及檔案查閱也正逐步實現網絡化、自動化、智能化。要實現信息化的管理，首先要對醫院采購的所有醫療設備合同進行整理編碼，按照一定的邏輯理順這些合同。一般的三級醫院都有大大小小上萬種醫療設備，而金額上萬元的設備都須簽訂采購合同。從醫院開業之初到平穩運行，醫療設備的采購合同成千上萬。如何將這些散亂的合同按照一定的規律排列起來，方便整理和查閱，成為解決問題的關鍵。于是我院提出對合同進行編碼管理。合同編碼要體現出幾個重要信息：（１）采購方式：現行醫療設備的主要采購方式有國際招投標（機電產品）、政府集中采購和招標代理公司組織的公開招標，以及醫院自行組織的院內詢價采購。（２）采購時間：采購的年度和招標的月份，以此可以獲知設備大致的啟用時間。因此采用字母縮寫加數字的１４位編碼方式進行合同的編碼管理是非常方便實用的。前四位字母表示是采購方式，中間的六位數字表示招標采購的年月，緊接著的３位數字是流水號，最后一位字母表示是公開招標還是詢價采購。例如ＺＦＣＧ２０１５０９００１Ｇ，表示是２０１５年９月政府集中采購并且通過公開招標方式采購的設備。通過編碼將雜亂無序的上千種設備的采購合同排列成有序的隊列，通過技術手段，在信息系統中將固定資產管理與合同編碼一一對應，方便使用科室和管理職能部門查閱檢索。只要知道設備的招標方式和大致的采購時間，就能很迅速的檢索出該設備的相關信息。同時也為醫療設備檔案的動態管理提供了非常有利的線索。

２．３醫療設備合同的審核管理

為確保設備合同信息的準確無誤，應建立健全合同的審查制度，以發現問題并及時糾正。我院實行的是合同會簽制度。首先由設備科根據招標結果和前期的廠家介紹、科室考察的總結草擬出合同的初稿，交由設備科負責人全面初審，使用科室負責人審查設備配置、型號、產地、數量等，財務科主要負責商務條款的審核，最后由招標管理辦公室終審，確認無誤后，才按照一式多份打印，提交分管院領導審核簽字、蓋章。層層把關，確保信息的準確，減少醫院不必要的損失和承擔不必要的風險。

２．４合同執行管理

合同的管理最終是為了促使雙方按照合同嚴格執行。將紙質的合同信息電子化管理之后，如何監管合同的執行力度，也是一項重要任務。廣州軍區總院設備提出的基于ＷＥＢ服務器的系統管理平臺中，其合同執行監控管理模塊是有效執行采購任務的預警監控模塊，負責根據事先定義的預警機制，為設備監管部門有效防范設備采購風險提供相關報警數據。該系統管理平臺有效的調動資源進行動態監管合同的執行情況，是目前比較先進的管理手段，我院的管理系統也正在逐步建立類似的管理機制。通過記錄和追蹤合同執行過程中主要負責人員的活動和監管人員的監督活動，以確保合同條款被嚴格執行。

３展望

通過對醫療設備采購合同的規范化、信息化管理，有效提高醫療設備檔案信息的資源共享，同時為確保醫院的利益、醫療設備的精細化管理提供便利。全面實現醫療設備合同的全生命周期管理，加強醫療設備采購風險管理，提高醫院管理水平有重大意義。

作者：胡娟 徐華健 單位：浙江大學醫學院附屬第四醫院