一、電子檔案在企業(yè)管理中的意義

1.在企業(yè)各個部門中建立有效的企業(yè)局域網(wǎng)系統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)者在查閱電子檔案時，直接可以通過網(wǎng)絡(luò)進行查詢。企業(yè)的各個技術(shù)人員在查詢企業(yè)檔案資料時，也可以通過電腦終端利用授權(quán)文件進行電子檔案的查詢，方便對相關(guān)資料的查詢。

2.電子檔案在很大程度上保證了企業(yè)檔案的安全性。在利用電子檔案時，為了確保企業(yè)檔案的安全性，可以對檔案進行保密管理，設(shè)置一定的進入和查詢權(quán)限，利用密鑰進行相應(yīng)的管理。為了保證電子文件和數(shù)據(jù)不會被任何一個人查閱，可以設(shè)置相關(guān)的身份驗證系統(tǒng)，要想查閱相關(guān)資料，必須要輸入相關(guān)的身份驗證。當(dāng)用戶在輸入身份驗證等信息時，計算機可以對用戶所輸入的數(shù)據(jù)信息進行核對，如果驗證合格后，用戶就可以登陸進入，進行相關(guān)資料的查詢，以此保證企業(yè)檔案的安全性。

3.建立完善的電子檔案系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)。在建立完善的電子檔案系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)時，首先要加強專業(yè)人才的培養(yǎng)工作。電子檔案系統(tǒng)需要工作人員具備著較高專業(yè)知識和先進技術(shù)，然而許多企業(yè)的管理人員沒有具備較高的現(xiàn)代化技術(shù)，并且管理人員也沒有很好的處理信息檔案技術(shù)，這些都導(dǎo)致了電子計算機技術(shù)無法發(fā)揮其本身的巨大作用。

4.電子檔案實現(xiàn)了辦公自動化、無紙化的目標。比如在進行一份檔案的起擬、簽訂、催辦以及歸檔的過程，都可以利用計算機和通訊線路進行工作。在檔案存檔的過程中實現(xiàn)了無紙化和辦公自動化的目標，檔案工作人員需要能夠很好的運用電子化檔案，并可以將檔案信息數(shù)據(jù)綜合系統(tǒng)的提供出來。

5.提高現(xiàn)代先進技術(shù)的使用率。在許多企業(yè)利用計算機信息技術(shù)進行檔案整理時，都很單一，只是將檔案進行存儲或者是起草檔案時進行打字起草，沒有深度開發(fā)計算機功能。沒有很好的利用計算機，造成檔案工作的低效率，在很大程度上浪費了大量的人力、物力和財力，同時也浪費了大量的時間。

6.在利用電子檔案時，能夠在很大程度上擴大社會影響力，在一定程度上拓寬電子服務(wù)范圍，提高了檔案部門的地位。

7.在利用電子檔案時，可以與現(xiàn)代社會先進的技術(shù)進行聯(lián)系，這在一定程度上提高了企業(yè)的現(xiàn)代化水平，確保企業(yè)能夠及時的跟上時發(fā)表展潮流。

二、電子檔案在企業(yè)管理中的實踐

1.電子檔案在企業(yè)管理中的應(yīng)用時，首先要保證工作人員具備著較高的技術(shù)水平和綜合素質(zhì)。領(lǐng)導(dǎo)人員要對電子檔案的基本運作進行熟悉的了解，同時要提高管理人員的專業(yè)知識和技術(shù)水平。

2.建立有效的電子檔案管理制度。電子檔案在企業(yè)管理中的實踐時，必須要保證科學(xué)有效的制度作為實踐的基礎(chǔ)。在應(yīng)用電子檔案時，通常需要經(jīng)過一個復(fù)雜的過程，在電子檔案應(yīng)用的過程中，若是沒有進行合理的處理，很容易導(dǎo)致電子檔案出現(xiàn)遺失或者是修改的現(xiàn)象。因此，必須要建立完善的電子檔案管理制度，要對電子檔案在生成到利用的過程中進行嚴格和全過程的管理和控制。保證電子檔案的完整性和安全性。

3.鑒定電子檔案。電子檔案的運用，雖然有著傳輸快捷和方便復(fù)制拷貝等優(yōu)點，但是由于這些優(yōu)點也增加了電子檔案的虛假性。因此，必須要提高電子檔案的鑒定水平。為了保證電子檔案在傳輸?shù)倪^程中不會泄露和改動文件，確保企業(yè)利益不會受到損害，可以對文件添加相應(yīng)的密鑰等方法。同時在歸檔文件時，要對電子檔案的價值進行準確的鑒定，將具有價值的文件進行有效的保留，也要確保電子檔案具備著完整性和準確性。

4.歸檔管理電子檔案。在應(yīng)用電子檔案時，必須要做好對電子檔案的歸檔整理工作。在歸檔管理時，要將電子文件的屬性進行確定，并要將電子檔案進行有效的拷貝以此進行存儲，但是不能改變電子檔案原有的存儲方式和存儲位置，然后在網(wǎng)絡(luò)上對電子檔案進行邏輯歸檔。在歸檔電子檔案時，首先要保證電子檔案質(zhì)量的過關(guān)，保證電子檔案的完整性、真實性和安全性，同時要將電子檔案的屬性進行確定；其次電子檔案的能夠與紙質(zhì)檔案同步歸檔；最后就是歸檔的電子檔案具備著統(tǒng)一標準，要詳細的說明電子檔案管理標準，建立完善的電子檔案管理制度。

5.保護和利用電子檔案。電子檔案的數(shù)目非常龐大，有著復(fù)雜的種類，并且載體也存在著一定的不穩(wěn)定性。因此，在存儲電子檔案時，經(jīng)常會由于各種原因，會對電子檔案的利用產(chǎn)生一定的影響，在保存和維護電子檔案時也較為困難，從而需要對電子檔案進行定期的維護和檢測。在利用電子檔案時，可以通過拷貝、網(wǎng)絡(luò)傳輸和直接利用這三個方法進行利用。在利用網(wǎng)絡(luò)傳輸方法時，可以通過網(wǎng)絡(luò)向企業(yè)進行電子檔案的傳輸。利用直接利用方法，可以在計算機上直接查詢企業(yè)檔案。

作者：劉美娟 單位：遼寧省電力有限公司遼陽供電公司