一、當前成人教育學生檔案管理工作中存在的問題極其成因分析

1．成教學生檔案管理制度不夠健全

這主要是成人教育在我國起步較晚，很多高校成教學生檔案管理工作意識較為薄弱，對成教學生檔案管理工作的重要性、必要性認識不夠充分造成的。眾所周知，我國的成人教育工作是普通高等教育工作的一個極其重要的補充。當前，我國還沒有形成一個統一的、權威的有關成人教育學生檔案管理工作的相關法律、條例或規章制度。相當多的高校也沒有根據成人教育的特點制定出一套行之有效的與普通高等教育有所區別的成人教育學生檔案管理的規章制度以及保證其實施的相關辦法和措施。很多高校的通常做法是，把普通高校學生檔案管理的制度和相關措施直接套用于成教學生檔案管理工作。這種做法往往忽略了成人教育的學生與普招學生有很大的不同，從而在操作過程中一旦遇到問題所采取的執行方案往往是無據可依的。不能否認的是，盡管有些學校制定了有關成人教育學生檔案管理的規章制度，但依然存在著執行不嚴格、管理漏洞多、學生檔案管理工作隨意性較大等現象。另外，有的學校一旦實施的有關成教學生檔案工作制度與學校的相關利益發生沖突時，就會被迫中止有關成教學生檔案工作制度。

2．成教學生檔案管理缺少專職的檔案管理人員負責

高校重普教輕成教的現象普遍存在，成教學生檔案管理人員大多身兼數職或由臨時工負責。高校管理者普遍有種錯覺，認為成人教育是普通教育的附屬品，成人教育學生檔案管理工作者既不需要太高的文憑也不需要足夠的專業技能，在這種錯誤觀念指導下，很多高校使用了一批受教育程度低、缺乏專業知識和專業技能的人員從事成教學生檔案管理工作，更有甚者，很多高校使用臨時工或兼職人員從事成教學生檔案管理工作，這勢必造成成教學生檔案管理人員的知識水平、專業技能、服務意識等素質滑坡、欠缺。但現實告訴我們，成教學生檔案管理工作與普通高教學生檔案管理工作同等重要，新形勢下，其重要性更加突出顯現。沒有一支素質高、專業技能強的成教學生檔案管理專職隊伍顯然難以適應新形勢的要求。

3．成教學生檔案管理工作不夠標準、規范

由于現有的成教學生檔案管理人員大多素質比較低，再加上他們又沒有經過專業技能的學習和培訓，大多是檔案管理業務和要求的門外漢，這必然造成成教學生檔案管理人員難以使已有的不太完善的相關規章制度得到不折不扣、有成效地貫徹執行，使得成教學生檔案管理工作規范化、標準化的要求難以實現，表現出來的效果是人為性、隨意性極強。

4．成教學生檔案信息利用率低

這主要是由于成教學生檔案管理的相關信息、資料收集不夠系統、完整，造成成教學生檔案管理的信息資源處于浪費狀態，學生個人、用人單位需要的相關信息得不到充足的利用，甚至有的重要信息缺失，學生檔案的利用難、利用率低，從而不能體現檔案管理工作的服務性。5．成教學生檔案管理工作效率低這主要是由于傳統的手工檔案管理手段依然普遍存在，而檔案管理已向計算機網絡化和智能化方向發展。更有甚者，很多成教學生檔案管理人員還不會用計算機對學生檔案進行管理和信息使用。

6．成教學生檔案不能反映學生在校情況的全貌

這主要是由于目前的成教學生檔案管理工作只重視文書檔案整理、歸檔和建設，而忽視對教學檔案、學生日常表現、個人進步等信息的收集、整理和歸檔工作，致使成教學生檔案內容不全、資料不足、質量不高。

二、新形勢下改進成人教育學生檔案管理工作的思考

1．提高成教學生檔案管理工作的意識

很多高校，特別是某些高校領導把成人教育看作是學校的“掙錢機器”，為學校掙錢就是成教對學校發展的貢獻。于是，對成人教育追求辦學數量而不求質量、強調結果而不重過程，淡化成教學生檔案管理工作的現象普遍存在。只有從上至下增強成教學生檔案管理工作重要性、必要性的意識，并把這種意識進行全員宣傳，這樣，才能更好地促進和加強成教學生檔案管理工作的隊伍建設、制度建設和基礎條件建設，才能使成教學生檔案材料的收集、歸檔工作能順利進行，從而真正支持成人教育學生檔案管理工作。

2．健全成教學生檔案管理制度

我國早在2008年就由國家教育部和國家檔案局聯合制定了《高等學校檔案管理辦法》，該辦法不僅對我國高校檔案管理工作進行了詳細的分類，同時也對高校檔案管理工作的歸檔、整理和利用指明了方向。但是，該辦法并沒有對我國成人教育檔案管理工作的具體工作流程、規范化管理進行詳細的論述。因此，各高校必須結合成人教育的特點，制定符合時代要求和學校自身實際情況的《成人教育學生檔案管理辦法》，依規管理，減少成教學生檔案管理工作的隨意性。

3．提高成教學生檔案管理人員的業務水平

首先，對于已有的成教學生檔案管理人員要采取邊學邊干、缺什么補什么的方法，使他們不僅要學習檔案管理的專業知識，也要學習并熟練掌握計算機相關知識和使用技能，有關部門要采取多種方式檢驗其學習效果，使其盡快勝任本職工作。同時，檔案管理部門還要定期對從事成教學生檔案管理工作的兼職檔案人員進行業務技能培訓，以提高他們的業務水平。最后，要嚴把進人關，使今后進入成教學生檔案管理的人員達到高素質、高技能。

4．完善成教學生檔案管理模式

目前，成教學生檔案管理工作模式比較單一，即紙質檔案管理模式。新形勢下，成教學生檔案管理模式要從傳統單一的紙質檔案管理模式向現代化的電子信息管理模式轉變。這主要是指通過先進的信息技術、計算機技術，利用豐富多彩的文字、圖像、視頻及網絡信息等方式對成教學生檔案管理工作進行完善。從而更好的實現快速、高效完成成教學生檔案的統計、整理、修改、查閱、檢索以及遠距離傳遞檔案信息等功能，從而大大提高成教學生檔案管理工作的質量和效率。

5．提升成教學生檔案管理工作的服務意識

成教學生檔案是其在校期間的歷史見證，是其學籍管理的重要依據，是其學習情況、個人發展等各方面情況的客觀、真實、具體的歷史記錄，具有記錄信息的原始性和憑證性，具有重要的保存價值和實用價值。新形勢下，成教學生的檔案在其個人攻讀更高層次教育、出國深造、就業求職和轉行等方面都具有極高的檢索閱讀率和利用率。尤其是近幾年來，越來越多的用人單位對接受成人教育學生的檔案、資質、學歷的審驗越來越嚴格，成教學生的檔案也成為用人單位鑒定各類證書真偽的重要依據之一。為此，成教學生檔案管理人員，要增強“服務于學生”、“服務于用人單位”的意識，以服務為宗旨、以利用為目的，逐步從單一性的檔案保管模式轉向為學生、為社會提供靈活多樣且兼具針對性的檔案服務模式，達到既服務于學生又服務于用人單位、服務于社會的良好效果。

三、總結

隨著社會的不斷進步和轉型，新形勢下對成人教育的學生檔案管理工作也提出了更新、更高、更嚴格的要求。為了更好地應對新形勢和廣大成教學生要求，成教學生檔案管理人員應該強化管理意識、拓展管理功能、嚴格管理流程、規范服務行為、提高服務質量，促進成人教育學生檔案管理工作向現代化、規范化、高效率、重服務方向穩步發展。

作者：楊秀武 單位：邯鄲職業技術學院繼續教育處